আপনার ব্যবসাটিকে নিয়মিতভাবে বিশ্লেষণ করা খুব জরুরী কারণ আপনি বুঝতে পারবেন যে ব্যবসাটি আপনার কাঙ্খিত সাফল্যের পথে এগিয়ে যাচ্ছে কি না। আর ব্যবসার বিভিন্ন প্রয়োজনীয় বিষয়গুলোর মধ্যে একটি হলো স্টক ম্যানেজমেন্ট বা মজুদ ব্যবস্থাপনা। কেননা ব্যবসা করতে হলে আপনাকে সাধারণত এই প্রশ্ন দুটির সম্মুখীন হতে হবে:
১) আপনার ব্যবসাটিতে কি ধারাবাহিকভাবে গ্রাহকদের প্রয়োজনীয় সব পণ্যগুলোর যথেষ্ট মজুদ আছে?
২) আপনি কি অনলাইনে এবং দোকানেও পণ্য রাখছেন?
আপনার এই প্রশ্ন দু’টির উত্তর”না” হলে বুঝতে হবে যে আপনার ব্যবসার স্টক ম্যানেজমেন্ট ভালো নয়। এজন্য আপনাকে জানতে হবে স্টক ম্যানেজমেন্ট কি? কিভাবে খুব সহজেই দোকানের পণ্যের হিসাব রাখা যায়? তাহলে চলুন বিস্তারিতভাবে জেনে নেয়া যাক আমাদের এই আর্টিকেল থেকে।
স্টক ম্যানেজমেন্ট কি?
স্টক ম্যানেজমেন্ট বা মজুদ ব্যবস্থাপনা বলতে কোম্পানির একটি নির্দিষ্ট সময়ে কি পরিমাণ পণ্য মজুদ থাকা উচিত তা নির্ধারণ এবং যথাযথভাবে ব্যবস্থাপনা করার প্রক্রিয়াটিকে বোঝায়। এর মধ্যে অর্ডার করা, খোঁজ রাখা, ব্যবস্থাপনা বা নিয়ন্ত্রণ করা এবং পণ্য সংরক্ষণ সংক্রান্ত সব প্রক্রিয়াগুলো অন্তর্ভূক্ত থাকে।
স্টক ম্যানেজমেন্ট নিচের বিষয়গেুলো অন্তর্ভূক্ত করে:
- আপনার মজুদ করে রাখা পণ্যগুলোর অবস্থা পর্যবেক্ষণ করা।
- আপনার মজুদকৃত পণ্যগুলোর পরিমাণ বা সংখ্যায় ওঠানামা লক্ষ্য করা।
- উপকরণগুলোর খরচগুলো নির্ধারণ করা।
- মজুদ করা পণ্যের জন্য গ্রাহকের চাহিদা বোঝা।
- সংরক্ষণ করা, ব্যবস্থাপনা এবং শিপিং-এর খরচগুলো হিসাব করা।
সঠিক মজুদ ব্যবস্থাপনা অতিরিক্ত মজুদকৃত পণ্যে টাকা নষ্ট না করে গ্রাহক চাহিদা মেটানো সম্ভব করে। মজুদ ব্যবস্থাপনা আপনার ই-কমার্স ব্যবসার জন্য বিভিন্ন কারণে গুরুত্বপূর্ণ। সেগুলো হলো:
- গ্রাহকরা যখন পণ্যগুলো কিনতে চায় তখন তাদেরকে সেগুলো বিক্রি করা নিশ্চিত করে।
- অতিরিক্ত মজুদ যার কারণে টাকা নষ্ট হতে পারে এবং লজিস্টিক্যাল ও সংরক্ষণ-সংক্রান্ত সমস্যা দেখা দিতে পারে তা রোধ করে।
- সঠিক সময়ে এবং সঠিক পরিমাণে পণ্যগুলোর সরবরাহ নিশ্চিত করে এটা গ্রাহক সন্তুষ্টি বৃদ্ধিতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।
স্টক ম্যানেজমেন্ট এবং ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের মধ্যে সম্পর্ক
অনেকেই স্টক ম্যানেজমেন্ট এবং ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টকে একই বিষয় বলে মনে করেন। কিন্তু স্টক ম্যানেজমেন্ট আসলে আপনার ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা এবং নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ারই শুধু একটি অংশ। ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের সাথে স্টক ম্যানেজমেন্টের একটি নিকট সম্পর্ক আছে কারণ ইনভেন্টরির খোঁজ রাখা এবং ব্যবসায় মজুদকৃত পণ্যের ব্যবস্থাপনা করা স্টক ম্যানেজমেন্টের অন্তর্ভূক্ত।
স্টক ম্যানেজমেন্টের সাহায্যে আপনি আপনার মজুদকৃত পণ্য বা চূড়ান্ত পণ্য যা দোকানের তাকে স্থান পাওয়ার জন্য প্রস্তুত সেগুলোর অবস্থা, চাহিদা, মানের খোঁজ রাখতে পারেন।
পক্ষান্তরে ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা ইনভেন্টরি, পণ্য, গ্রাহকের চাহিদা, চাহিদা পূরণ, সরবরাহকারীর তথ্য এবং ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা সব কিছুর পর্যবেক্ষণ এবং অনুসরণ করার সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটিকে অন্তর্ভূক্ত করে। ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা স্টক ব্যবস্থাপনার সাথে সম্পর্কিত কারণ দোকানে যে পণ্য মজুদ থাকে সে পণ্যের খোঁজ রাখার জন্য এটা দায়বদ্ধ। এটা যে শুধু বিক্রয়যোগ্য পণ্যকে অন্তর্ভূক্ত করে তাই নয় যেগুলোর অর্ডার দেয়া হয়েছে, যেসব পণ্যের মজুদ নেই, যেগুলো বিক্রিতে আছে সেগুলোও অন্তর্ভূক্ত করে।
স্টক এবং ইনভেন্টরির প্রকারভেদ
স্টক এবং ইনভেন্টরির বিভিন্ন ধরন সম্পর্কে এবার জেনে নেয়া যাক। নিচের ধরনগুলো বিভিন্ন প্রকারের স্টক এবং ইনভেন্টরির মধ্যে পড়ে:
- কাঁচামাল ইনভেন্টরি হলো যা আপনি আপনার পণ্য তৈরী করতে ব্যবহার করেন।
- ইন-ট্র্যানজিট পণ্য হলো সেই পণ্যগুলো যা আর গুদামে নেই । এর চূড়ান্ত গন্তব্যের দিকে যাচ্ছে।
- অসমাপ্ত পণ্য হলো যেগুলোর কাজ চলছে এবং বিক্রয়ের জন্য প্রস্তুত নয়।
- সাইকেল ইনভেন্টরি হলো সেই পণ্যগুলো যা প্রস্তুতকারক বা সরবরাহকারীর কাছ থেকে কোন ব্যবসায় পাঠানো হয় এবং গ্রাহকদের কাছে সরাসরি বিক্রয় করে দেয়া হয়।
- এমআরও পণ্য বা মেইনটেনেন্স, রিপেয়ার, এ্যান্ড অপারেটিং সরবরাহ অর্থাৎ রক্ষণাবেক্ষণ, মেরামত এবং অপারেটিং সরবরাহ যা উৎপাদন প্রক্রিয়ায় সহায়তা করে।
- অ্যান্টিসিপেশন বা প্রত্যাশা ইনভেন্টরি হলো অতিরিক্ত পণ্য যা বিক্রয় বৃদ্ধির প্রত্যাশায় প্রস্তুত করা হয়।
- বাফার ইনভেন্টরি বা নিরাপত্তা স্টক যা আরও ইনভেন্টরির প্রয়োজন হলে বা অপ্রত্যাশিত কোনো ঘটনা ঘটলে নিরাপত্তা দেয়।
- ডিকাপ্লিং ইনভেন্টরি হলো যন্ত্রপাতি, পণ্য বা সরবরাহ যা উৎপাদনে কোন ধীর গতি বা বন্ধ হয়ে যাওয়ার আশংকায় সরিয়ে রাখা হয়।
- সমাপ্ত পণ্য – এগুলো সাধারণত ক্রেতার কাছে পাঠানো বা বিক্রয়ের আগ পর্যন্ত কোনো গুদামে সংরক্ষণ করে রাখা হয়।
এই প্রকারভেদগুলো আপনাকে ঠিকভাবে স্টক ব্যবস্থাপনায় সাহায্য করবে এবং আপনি বুঝতে পারবেন যে কোনগুলো একই প্রকারের মধ্যে পড়ে। যেমন: আপনি আপনার সমাপ্ত পণ্য বা স্টক আপনার কাঁচামাল থেকে অন্যভাবে ব্যবস্থাপনা করবেন।
দোকানের পণ্যের হিসাব রাখার উপায়
আপনি যদি বার্ষিকভাবে আপনার দোকানের পণ্যগুলোর হিসাব রাখেন তাহলে এটা স্টক ম্যানেজমেন্টে সবচেয়ে ভালোভাবে সাহায্য করবে। আপনি যে পণ্যগুলো কিনেছেন এবং বিক্রয় করেছেন তার হিসাব রাখার জন্য আপনাকে একটি চলমান ব্যবস্থাও বাস্তবায়ন করতে হবে। আপনার স্টকের খোঁজ রাখার একটি কার্যকর ব্যবস্থা আপনাকে আবার কোন পণ্যের জন্য অর্ডার করতে হবে তা নির্ণয় করতে সাহায্য করবে।
দোকানের পণ্যের হিসাব রাখাকে সাধারণত স্টকটেকিং বলা হয়। তার অধীনে রয়েছে আপনার কাছে যত পণ্য আছে তার একটি তালিকা । আপনি নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে মজুদকৃত প্রতিটি পণ্য যেন আপনি নিম্নোলিখিত বিষয়গুলোর মাধ্যমে চিহ্নিত করতে পারেন:
- স্বতন্ত্র উপকরণ সংখ্যা
- বিক্রয় মূল্য
- সংরক্ষণ অবস্থান
- খরচ
- মজুদকৃত পণ্য বা স্টক সংখ্যা
- পরিমাণ প্রযোজ্য কর
- সরবরাহের সংখ্যা
- পয়েন্ট অফ সেল বা বিক্রয় কেন্দ্রের বিস্তারিত তথ্য
দোকানের পণ্যের হিসাব রাখা আপনাকে চুরি যাওয়া, নষ্ট হওয়া, ত্রুটিযুক্ত এবং হারিয়ে যাওয়া উপকরণগুলো চিহ্নিত করতে সাহায্য করে। আপনি এই উপকরণগুলো হিসাবরক্ষণের উদ্দেশ্যে কখনও কখনও বিক্রয়কৃত পণ্যের খরচের বিপরীতে একটি ক্ষতি হিসেবে লিখতে পারেন। আপনার ব্যবসার আকার এবং মজুদকৃত পণ্যের উপর ভিত্তি করে আপনি আইনিভাবে বছরে একবার পণ্যের হিসাব রাখতে বাধ্য থাকবেন। দোকানের পণ্যের হিসাব রাখার আইনি নিয়মগুলো ভালোভাবে জেনে নিন যাতে আপনাকে কোনো আইনি সমস্যায় পড়তে না হয়।
পণ্যের হিসাবের ফলাফল গুলো ব্যবসার হিসাবের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করুন।
হাতে চালিত স্টক ম্যানেজমেন্ট
যেসব ব্যবসার মজুদকৃত পণ্যের পরিমাণ কম তাদের জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত হলো হাতে চালিত স্টক ম্যানেজমেন্ট। একটি হাতে চালিত স্টক ব্যবস্থাপনার মধ্যে থাকতে পারে:
আপনার কেনা এবং বিক্রয়কৃত উপকরণগুলোর হিসাব রাখার জন্য একটি আলাদা স্টক খাতা বা বই।
আপনার স্টক খাতা বা বইয়ের উপর ভিত্তি করে আবার অর্ডার করার একটি ব্যবস্থা।
আপনার মজুদকৃত প্রতিটি উপকরণের কোড বা লেবেল, সেই সাথে প্রতিটি উপকরণের মান, আপনি কখন তা গ্রহণ করেছেন এবং তার অবস্থান।
কম্পিউটার ভিত্তিক স্টক ম্যানেজমেন্ট
আপনি আপনার স্টক ব্যবস্থাপনার জন্য একটি সাধারণ কম্পিউটার ভিত্তিক প্রোগ্রাম ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করে দেখতে পারেন। এই কম্পিউটার প্রোগ্রাম বা সফটওয়্যারগুলো আপনি যে স্টক বিক্রয় এবং অর্ডার করেন তার হিসাব রাখতে পারে এবং খরচগুলো সংরক্ষণ করে রাখে। সফটওয়্যারগুলোর সাথে একটি পিওএস বা পয়েন্ট অফ সেল যন্ত্র এবং স্ক্যানারও থাকতে পারে। কিছু বড় মালবাহী কোম্পানি পণ্য পাঠানোর বা শিপমেন্টগুলোর গতিবিধি বোঝার জন্য বিস্তারিত ওয়েব ভিত্তিক ব্যবস্থাও প্রদান করে থাকে।
স্টক ব্যবস্থাপনার বা নিয়ন্ত্রণের প্রোগ্রামগুলো স্টক ব্যবস্থাপনার বিশেষ কিছু কৌশল এবং নির্দিষ্ট কিছু স্টক ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত সমস্যা সমাধান করতে সাহায্যও প্রদান করতে পারে। আপনি যে ধরনের পণ্য ধারণ করে আছেন বা আপনি যে ক্ষেত্রে বা শিল্পে ব্যবসা করছেন তার জন্য নির্দিষ্ট একটি প্রোগ্রামও আপনি চাইলেই খুঁজে পেতে পারেন।
হিসাবপাতি এমন একটি সফটওয়্যার যা আপনি আপনার মোবাইলে অ্যাপ আকারে এবং আপনার কম্পিউটার, ল্যাপটপ বা ট্যাবে ওয়েব ব্রাউজার থেকে ব্যবহার করতে পারবেন। এটি একটি সাশ্রয়ী অ্যাপ যা সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয় এবং নির্ভুলভাবে আপনার ব্যবসার স্টক ম্যানেজমেন্টে সাহায্য করবে।
কিভাবে বুঝবেন যে আপনার ব্যবসায় স্টক ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত সমস্যা আছে?
আপনার ব্যবসায় স্টক-সংক্রান্ত সমস্যা আছে কিনা তা বুঝতে নিচের বিষয়গুলো একটু ভেবে দেখুন:
- আপনার গ্রাহকরা কি নিয়মিত এমন পণ্যের জন্য অর্ডার করেন যার স্টক শেষ হয়ে গিয়েছে?
- আপনার কি কম ইনভেন্টরি টার্নওভারযুক্ত একটি পণ্যে পরিপূর্ণ গুদাম আছে যেখানে আর পণ্য সংরক্ষণের জায়গা নেই?
- আপনার কি বেশীর ভাগ সময়ই একটি বড় পরিমাণের অবিক্রিত , ডেড স্টক বা নষ্ট স্টক লিখে রাখতে হয়?
- আপনার কি সবচেয়ে খারাপ বিক্রয়কৃত এবং সবচেয়ে ভালো বিক্রয়কৃত স্টকের মধ্যে পার্থক্য করাটা সময় সাপেক্ষ এবং কঠিন বলে মনে হয়?
- আপনার কি বিভিন্ন চ্যানেলের মধ্যে স্টক বন্টন করতে সমস্যা হয়?
- আপনি কি স্টক পুনরায় পূরণ করার পয়েন্টগুলি ভুল করার কারণে সরবরাহকারীদের অতিরিক্ত অর্থ প্রদান করছেন?
যদি এই প্রশ্নগুলোর যেকোন একটির উত্তর”হ্যাঁ” হয় তবে বুঝতে হবে যে আপনার ব্যবসায় সম্ভবত স্টক ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত সমস্যা আছে।
একটি ই-কমার্স ব্যবসায় স্টক সমস্যা চিহ্নিত করার কিছু উপায় আছে, সেগুলোর মধ্যে একটি হলো আপনার ইনভেন্টরির মাত্রা কিছু সময় পর পর দেখা এবং তাকে আপনার বিক্রয়ের সাথে তুলনা করা। আপনি যদি আপনার ইনভেন্টরির মাত্রা এবং আপনার বিক্রয়ের মধ্যে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ পার্থক্য দেখতে পান তবে এটা একটি সংকেত হতে পারে যে আপনার ব্যবসায় স্টক সমস্যা আছে। ই-কমার্স প্ল্যাটফর্ম গুলোতে সাধারণত একটি অন্তর্নির্মিত ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা বৈশিষ্ট্য এবং কার্যকারিতা থাকে যা আপনাকে আপনার ইনভেন্টরি গণনা গুলোর খোঁজ রাখতে এবং স্টক সমস্যাগুলো সনাক্ত করতে সাহায্য করে।
স্টক নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি
স্টক নিয়ন্ত্রণের বিভিন্ন পদ্ধতি আছে যেগুলো আপনাকে আপনি কখন, কি এবং কতো পরিমাণে বা সংখ্যায় অর্ডার করবেন সে বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করবে। আপনি এগুলোর যেকোন একটি ব্যবহার করতে পারেন অথবা যদি আপনার বিভিন্ন রকমের স্টক থাকে তবে দুই বা ততোধিক পদ্ধতির মিশ্রণ করেও ব্যবহার করতে পারেন। আপনি নিচের পদ্ধতিগুলো ব্যবহার করে দেখতে পারেন:
স্টক পর্যালোচনা- আপনি নিয়মিত স্টক পর্যালোচনা করবেন। প্রত্যেক পর্যালোচনার সময় একটি অর্ডার করবেন যাতে স্টক আবার একটি পূর্ব নির্ধারিত মাত্রায় ফিরে যায়।
সর্বনিম্ন স্টক মাত্রা– এই পদ্ধতিতে আপনি একটি সর্বনিম্ন স্টক মাত্রা চিহ্নিত করেন এবং আপনার স্টক সেই মাত্রাটিতে বা পরিমাণে পৌঁছালে আপনি আবার অর্ডার করেন। এই মাত্রাটিকে রি-অর্ডার লেভেল বা পুনঃ অর্ডার মাত্রা বলা হয়।
জিট বা জাস্ট ইন টাইম– এই পদ্ধতিটি স্টককে একটি সর্বনিম্ন মাত্রায় নিয়ে গিয়ে খরচ কমানোর চেষ্টা করে। যখন উপকরণগুলোর প্রয়োজন হয় ঠিক তখনই সরবরাহ করা হয় এবং তখনই ব্যবহার করা হয়। এখানে স্টক শেষ হয়ে যাওয়ার একটি ঝুঁকি আছে তাই আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে, আপনার সরবরাহকারী যেন আপনার চাওয়া মাত্রই সরবরাহ করতে পারে।
ইওকিউ বা ইকনোমিক অর্ডার কোয়ানটিটি- এটা খুব বেশি বা খুব কম স্টক রাখার মধ্যে ভারসাম্য আনতে ব্যবহৃত একটি আদর্শ সূত্র। এটি বেশ জটিল একটি হিসাব তাই একটি স্টক ব্যবস্থাপনা বা নিয়ন্ত্রণ সফটওয়্যার ব্যবহার করাটা আপনার জন্য সহজ হবে।
রি-অর্ডার লীড টাইম- এটা অর্ডার করা এবং গ্রহণ করার মধ্যকার সময় গণনা করে।
ব্যাচ কন্ট্রোল বা ব্যাচ নিয়ন্ত্রণ- এই পদ্ধতিতে বিভিন্ন ব্যাচে পণ্যের উৎপাদন ব্যবস্থাপনা করা হয়। আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে, পরবর্তী ব্যাচ শুরু হওয়া পর্যন্ত আপনার কাছে আপনার প্রয়োজন মেটানোর মতো যথেষ্ট সংখ্যক উপকরণ আছে।
যদি আপনার চাহিদা অনুমানযোগ্য হয়, আপনি প্রতিবার অর্ডার দেওয়ার সময় নির্দিষ্ট পরিমাণ স্টক একটি নির্দিষ্ট ব্যবধানে অর্ডার করতে পারেন যেমন: প্রতি সপ্তাহে বা মাসে। যেহেতু আপনি একটি স্থায়ী অর্ডার করছেন, আপনাকে মূল্য এবং পরিমাণগুলো পর্যালোচনায় রাখতে হবে।
ফিফো বা ফার্স্ট ইন ফার্স্ট আউট- এই ব্যবস্থাটি নিশ্চিত করে যে পচনযোগ্য স্টকগুলো যেন দক্ষতার সাথে ব্যবহার করা হয় যাতে তা নষ্ট হয়ে না যায়। যে তারিখে স্টক গ্রহণ করেছেন সেই তারিখ অনুযায়ী স্টক চিহ্নিত করা হয় এবং তা কঠোর ক্রমানুসারে উৎপাদনের প্রতিটি পর্যায়ের মধ্য দিয়ে যায়।
শেষ কথা
আপনি এখন নিশ্চয়ই স্টক ম্যানেজমেন্ট কি? কিভাবে খুব সহজেই দোকানের পণ্যের হিসাব রাখা যায়? সে সম্পর্কে একটি স্পষ্ট ধারণা পেয়েছেন। সুতরাং আর দেরী না করে দক্ষতার সাথে আপনার ব্যবসার স্টক ব্যবস্থাপনা করুন যাতে আপনাকে কোন স্টক-সংক্রান্ত সমস্যার সম্মুখীন হতে না হয়। শুভ কামনা রইলো!
