ব্যবসা ছোট হোক বা বড়, যথাযথভাবে তার বিভিন্ন লেনদেনের হিসাব রাখাটা বেশ কঠিন একটি কাজ। বিশেষ করে আপনার ব্যবসাটি যদি বাড়তে থাকে তবে এর লেনদেনের সংখ্যাও বেড়ে যায়। তখন হিসাব রাখার কাজটি হয়ে ওঠে আরও কষ্টসাধ্য এবং সময়সাপেক্ষ। এই কঠিন কাজটি সহজ করে দিতে পারে একটি হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার। এই আর্টিকেল থেকে চলুন জেনে নেই হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার কেনো গুরুত্বপূর্ণ।
হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার বলতে কি বোঝায়?
হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার হিসাবরক্ষণ ব্যবস্থা , হিসাবরক্ষণ অ্যাপ বা হিসাবরক্ষক সফটওয়্যার নামেও পরিচিত। এই ধরনের সফটওয়্যার আপনার ব্যবসার হিসাবগুলোর যথাযথভাবে ব্যবস্থাপনা করা এবং আর্থিক কাজগুলোকে সহজ করার জন্য পরিকল্পিত হয়। আপনার ব্যবসার হিসাবগুলোকে যথাযথভাবে রাখতে এবং নগদ প্রবাহের ব্যবস্থাপনা করতে হিসাবপাতি অ্যাপটি ব্যবহার করার কথা বিবেচনায় আনতে পারেন।
এই হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারটি আপনি আপনার মোবাইলে অ্যাপ আকারে, এছাড়া ব্রাউজার থেকে ডেস্কটপ, ল্যাপটপ, ট্যাব এবং মোবাইলেও ব্যবহার করতে পারবেন। অ্যাপটিতে রয়েছে অসাধারণ সব বৈশিষ্ট্য এবং এটি আপনার ব্যবসার সহজ থেকে শুরু করে জটিল সব ধরনের হিসাব রাখতে পারে অনায়াসে। আপনি অসংখ্য পণ্য আপলোড করতে পারবেন, আপনার সব গ্রাহক এবং সরবরাহকারীদের হিসাব পাবেন পার্টি হিসাবে। আপনার সব ক্রয়-বিক্রয়, খরচের হিসাব রাখুন আলাদাভাবে, সাপ্তাহিক, মাসিক বা বার্ষিক প্রতিবেদন তৈরী করুন নিমিষেই।
বাংলাদেশে এখন অনেক ব্যবসাই এই সফটওয়্যারগুলো ব্যবহার করছে কারণ: কাগজে, কলমে বা কম্পিউটারে, স্প্রেডশীটে হিসাব রাখাটা অনেক সময়সাপেক্ষ ব্যাপার। এই সফটওয়্যারগুলো ব্যবহার করলে আপনি সহজেই সব আর্থিক লেনদেনগুলোর খোঁজ রাখতে পারবেন, দ্রুত বিভিন্ন প্রতিবেদন তৈরী করতে পারবেন, এবং ঠিক সময়ে সব তথ্য পেয়ে দ্রুত আর্থিক সিদ্ধান্তগুলো নিতে পারবেন।
কিভাবে হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার আপনার ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ?
হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার শুধু আপনার ব্যবসার লেনদেনগুলোকে স্বয়ংক্রিয়ই করে না, বিভিন্ন প্রতিবেদন দ্রুত তৈরী করে আপনার ব্যবসার বিভিন্ন আর্থিক সিদ্ধান্ত নেয়ার প্রক্রিয়াকে ত্বরান্বিত করে। হিসাবরক্ষক সফটওয়্যার নিম্নলিখিতভাবে আপনার ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ:
১. হিসাবগুলোকে সহজ করে।
২. আর্থিক নিয়ন্ত্রণ নিশ্চিত করে।
৩. খরচ বাঁচায়।
৪. বিলিং এবং ইনভয়েসিং-এ সাহায্য করে।
৫. খরচগুলোর ওপর নজর রাখতে সাহায্য করে।
৬. অনলাইন মূল্য পরিশোধ সম্ভব করে।
৭. ব্যাংক সমন্বয় সাধনে সাহায্য করে।
৮. ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনায় ভূমিকা রাখে।
৯. প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় সাহায্য করে।
১০. আর্থিক বিবৃতি তৈরি করা সহজ করে।
১১. কর পরিশোধ সহজ করে।
১২. সিদ্ধান্ত গ্রহণ উন্নত করে।
১৩. তথ্যের নির্ভুলতা বৃদ্ধি করে।
১৪. আর্থিক তথ্যের নিরাপত্তা উন্নত করে।
১৫. স্বচ্ছতা বৃদ্ধি করে।
১৬. উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে।
১৭. নির্ভুল পূর্বাভাস দিতে সাহায্য করে।
১৮. গ্রাহকদের সাথে সম্পর্ক বজায় রাখতে সাহায্য করে।
১৯. ক্রয়-বিক্রয় ব্যবস্থাপনা সহজ করে।
২০. সম্পদ ব্যবস্থাপনায় সাহায্য করে।
এখন,উপরোক্ত গুরুত্বের কারণগুলো বিস্তারিতভাবে আলোচনা করা যাক।
১. হিসাবগুলোকে সহজ করে।
হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারগুলো এমনভাবে পরিকল্পিত এবং তৈরী করা হয় যাতে হিসাবরক্ষণ সম্পর্কে যাদের কোনো জ্ঞান নেই তারাও যেন সফটওয়্যারগুলো অনায়াসেই ব্যবহার করতে পারেন। সফটওয়্যারগুলো যথাযথভাবে ব্যবহার করার জন্য আপনার কর্মীদের কোনো প্রশিক্ষণ দেয়ার প্রয়োজন পড়বেনা আর যদি প্রয়োজন পড়েও তবে খুব বেশী খরচ হবেনা। ব্যবসায়ীরা সহজেই সব হিসাবরক্ষণের কাজগুলো সম্পন্ন করতে পারে এবং আইনি মান এবং নিয়মগুলোর সাথে সমন্বয় সাধন করতে পারেন।
২. আর্থিক নিয়ন্ত্রণ নিশ্চিত করে।
হিসাবরক্ষক সফটওয়্যারগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ব্যবসার আর্থিক নিয়ন্ত্রণ করতে সাহায্য করে। আপনি যদি কোনো হিসাবরক্ষণ বিশেষজ্ঞ নাও হন, আপনি খুব অল্প প্রশিক্ষণ নিয়ে সহজেই আপনার হিসাবরক্ষণের কাজগুলো পরিচালনা করতে পারবেন আপনার মোবাইল বা কম্পিউটারে। আপনাকে আপনার ব্যবসার হিসাবরক্ষণের কাজগুলো সম্পন্ন করতে কোনো বাহ্যিক টীম বা দলকে অর্থ প্রদান করতে হবে না।
৩. খরচ বাঁচায়।
হিসাবরক্ষণ অ্যাপগুলো আপনার ব্যবসার মূল হিসাবগুলো এবং প্রশাসনিক প্রক্রিয়াগুলোকে স্বয়ংক্রিয় করে এবং আপনার রাজস্ব অবকাঠামোকে নিয়ন্ত্রণ করে। এই কাজগুলো করার জন্য আপনাকে কোনো আর্থিক হিসাবরক্ষণ টীম বা দলকে নিয়োগ করতে হবে না। সফটওয়্যারটি আপনার প্রিন্ট করা এবং তথ্য শেয়ার করার খরচও কমিয়ে দিবে। কারণ সফটওয়্যারটি সব তথ্য ডিজিটাল পদ্ধতিতে নিরাপদভাবে, নিয়ন্ত্রিত স্থানে সংরক্ষণ করে।
৪. বিলিং এবং ইনভয়েসিং-এ সাহায্য করে।
হিসাবরক্ষক সফটওয়্যারে আপনি নিয়মিত গ্রাহকের অর্ডারের জন্য পুনরাবৃত্তিমূলক প্রোফাইল তৈরী করতে পারেন এবং প্রতিবার যখন সেই অর্ডার দেয়া হয় স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানোর জন্য চালান নির্ধারণ করতে পারেন। আপনার গ্রাহকদের অর্থপ্রদানের বিষয়ে মনে করিয়ে দেয়ার জন্য আপনি আপনার চালানে অর্থপ্রদানের শর্তাবলীও অন্তর্ভূক্ত করতে পারেন। হিসাবরক্ষণ অ্যাপগুলো আপনাকে আপনার অর্থপ্রদানের তাগাদাগুলো স্বয়ংক্রিয় করতে অনুমতি দেয়। আপনি প্রত্যাশিত অর্থপ্রদানের তারিখ বা ইনভয়েসের নির্ধারিত তারিখের ওপর ভিত্তি করে তাগাদা সেট আপ করতে পারেন এবং সফটওয়্যারটি সেগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার গ্রাহকদেরকে পাঠাবে।
একটি হিসাবরক্ষণ অ্যাপের মাধ্যমে আপনি আপনার সব অপরিশোধকৃত ইনভয়েস সনাক্ত করতে পারবেন, গ্রাহকদের সময় মতো অর্থ প্রদান করতে, মনে করিয়ে দিতে, এবং দুর্ঘটনাজনকভাবে কোনো পেমেন্টের বাদ যাওয়া প্রতিরোধ করতে পারবেন।
৫. খরচগুলোর ওপর নজর রাখতে সাহায্য করে।
অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার আপনাকে আপনার ব্যয়গুলোর ওপর নজর রাখতে এবং আপনার অর্থ কোথায় ব্যয় হচ্ছে তার একটি স্পষ্ট ছবি আপনাকে দিতে ব্যয়গুলো শ্রেণীবদ্ধ করতে সাহায্য করে। আপনি অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের মাধ্যমে খরচের রশিদ আপলোড করতে, সেগুলো স্ক্যান করতে, এবং স্ক্যান করা রশিদগুলো থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্য লিপিবদ্ধ করতে পারেন। এতে আপনার কাগজের রশিদগুলো আর সংরক্ষণ করা লাগেনা এবং সেগুলো হারিয়ে যাওয়ার ভয়ও আর থাকে না। অ্যাকাউন্টিং অ্যাপগুলো গ্রাহকদের হয়ে আপনি যে খরচগুলো করেন তার বিল করা সহজ করে তোলে।
৬. অনলাইন মূল্য পরিশোধ সম্ভব করে।
আপনার হিসাবরক্ষণ ব্যবস্থাকে আপনি বিভিন্ন অনলাইন পেমেন্ট গেটওয়ের সাথে সমন্বিত করতে পারেন, যা আপনার গ্রাহকদেরকে আপনার মূল্য পরিশোধের একটি নিরাপদ এবং দ্রুত উপায় করে দিবে। পেমেন্ট গেটওয়েগুলো আপনার প্রাপ্ত অর্থের রেকর্ড তৈরি করে এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে সংশ্লিষ্ট চালানের অধীনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করে। এগুলো্ গ্রাহকদেরকে অর্থ প্রদানের বিভিন্ন পদ্ধতি প্রদান করে যেমন: ডেবিট এবং ক্রেডিট কার্ড, অনলাইন ব্যাংক স্থানান্তর, এবং নগদ অর্থ প্রদান।
আপনার গ্রাহকরা যদি বিভিন্ন দেশে ছড়িয়ে থাকে, তবে আপনার ব্যবসাকে অবশ্যই সব ধরনের মুদ্রা ব্যবস্থাপনা করতে প্রস্তুত থাকতে হবে। আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের সাথে সংযুক্ত অনলাইন পেমেন্ট গেটওয়েগুলো বিভিন্ন মুদ্রাকে সমর্থন করে এবং আপনাকে আপনার গ্রাহকের মুদ্রায় মূল্য গ্রহণ করতে দিলেও আপনার হিসাবরক্ষণ আপনার মুদ্রাতেই করতে দেয়। এটা বৈদেশিক লেনদেনের ক্ষেত্রে, অতিরিক্ত গণনা এবং অসংগতি দূর করতে সাহায্য করে।
৭. ব্যাংক সমন্বয় সাধনে সাহায্য করে।
আপনি যদি আপনার হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারকে আপনার ব্যাংক অ্যাকাউন্টের সাথে সংযুক্ত করতে পারেন, তবে সরাসরি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যাংক থেকে স্টেটমেন্ট বা বিবৃতিগুলো আপনার অ্যাকাউন্টে নিয়ে আসতে পারবেন। আপনি আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে ব্যাংকের নিয়ম এবং নির্দিষ্ট মানদন্ড নির্ধারণ করে রাখতে পারেন যাতে এটা আপনার ব্যাংক লেনদেনের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে শ্রেণীবিন্যাস করতে এবং মিলতে পারে। আপনার লেনদেনগুলো মিলে যাওয়ার পর আপনাকে শুধু আপনার অ্যাকাউন্টটি নিশ্চিত এবং যাচাই করতে হবে। হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার ব্যাংক সমন্বয় সাধনের মাধ্যমে সারা বছর আপনার ব্যবসাটিকে নিরীক্ষণের জন্য প্রস্তুত রাখে।
৮. ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনায় ভূমিকা রাখে।
.পর্যাপ্ত স্টক এবং উচ্চতর গ্রাহক সুবিধা নিশ্চিত করতে একটি উপযুক্ত ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা অত্যন্ত প্রয়োজনীয়। এটা উপকরণের তথ্য লিপিবদ্ধ করা, উপকরণের খোঁজ রাখা, হিসাব রাখা, এবং প্রতিবেদন তৈরি করাকে অন্তর্ভূক্ত করে। অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার স্টক কিপিং ইউনিট কোড লিপিবদ্ধ করতে, উপকরণের ছবি যোগ করতে, বান্ডেল তৈরি করতে, এবং ব্যাচ বা সিরিয়াল নাম্বারের মাধ্যমে উপকরণের চলাচলের খোঁজ রাখতে সাহায্য করে। আপনি যখন উপকরণের জন্য একটি অর্ডার পান, আপনি হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার দিয়ে একটি বিক্রয় অর্ডার তৈরি করতে পারেন, অনুমোদন পাওয়ার পর এটাকে একটি ইনভয়েসে পরিণত করতে পারেন, এবং এর সাথে উপযুক্ত কর সংযুক্ত করতে পারেন।
আপনি স্টক ট্র্যাক করতে পারেন এবং স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পেতে এবং সময়মত অর্ডার দিতে আপনার পণ্যগুলির জন্য পুনরায় অর্ডার করার স্তর সেট করতে পারেন, যাতে আপনার স্টক ফুরিয়ে না যায়। আপনি আরো ভালো তথ্য পেতে এবং আরও দক্ষভাবে ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা করতে ইনভেন্টরির জন্য নির্দিষ্ট প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন।
৯. প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় সাহায্য করে।
একটি শক্তিশালী হিসাবরক্ষক অ্যাপ একটি টাইমশীট মডিউল অন্তর্ভূক্ত করে থাকে যাতে আপনি একটি প্রকল্পে কতোটা সময় ব্যয় করেছেন তার ভিত্তিতে আপনার গ্রাহককে চার্জ করতে পারেন। টাইমশীটগুলো সময় নির্ধারণ করা থেকে শুরু করে বাজেট করা এবং গ্রাহকদের জন্য ইনভয়েস করার মাধ্যমে আপনার প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় সাহায্য করে। হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার ব্যবহার করে আপনি কোন কাজে কতোটা সময় ব্যয় করেছেন তা নির্ধারণ করলে আপনি গ্রাহকদেরকে অপরিমিত বিল বা অতিরিক্ত বিল করবেন না। এমনকি আপনি গ্রাহকদের জন্য বিল করার আগে আপনার নির্ধারিত সময়গুলোতে গ্রাহকদের অনুমোদনও পেতে পারেন এবং সব গ্রাহক একই পৃষ্ঠায় আছে কিনা তা নিশ্চিত করতে পারেন।
একটি প্রকল্প বাস্তবায়নের পর, আপনার প্রকল্পটি করতে ঠিক কতোটা সময় লেগেছে তার সাথে আপনার বাজেটের তুলনা করতে পারবেন যাতে ভবিষ্যতে আরও নির্ভুলভাবে পরিকল্পনা করতে পারেন।
১০. আর্থিক বিবৃতি তৈরি করা সহজ করে।
আর্থিক বিবৃতি আপনার ব্যবসার আর্থিক অবস্থা এবং বৃদ্ধির ধরন বুঝতে সাহায্য করে। আর্থিক বিবৃতি তৈরির একটি জটিল বিষয় হলো স্প্রেডশীট ব্যবহার করা কারণ আপনাকে প্রতিটি তথ্য শীটে সংকলন করতে হয় এবং ফর্মুলা বা সূত্রও দিতে হয়। অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনার বিবৃতি তৈরির কাজটিকে অনেক সহজ এবং দ্রুত করে এবং আপনার মূল্যবান সময় এবং শ্রম বাঁচায়।
হিসাবরক্ষণ সফ্টওয়্যারগুলো প্রধান তিন ধরনের বিবৃতি যেমন নগদ প্রবাহ বিবৃতি, আয় বিবৃতি, এবং ব্যালেন্স শীট খুব দ্রুত তৈরি করে। সফ্টওয়্যারগুলোর অভ্যন্তরীণ বৈশিষ্ট্য থাকে যা আপনার ব্যবসার আর্থিক বিবৃতিগুলোকে বিশ্লেষণ করে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দেয়, আপনার ব্যবসার আর্থিক অবস্থা সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা দেয় এবং আপনাকে দ্রুত কার্যকারী সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে। আর্থিক বিবৃতি তৈরি ছাড়াও একটি হিসাবরক্ষক সফ্টওয়্যার স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবসার বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে যেমন ক্রয়, বিক্রয়, ইনভেন্টরি, কর, এবং প্রকল্প সম্পর্কে তথ্য সংকলন করে। এই তথ্যগুলো ব্যবহার করে আপনি তাৎক্ষণিক প্রতিবেদন তৈরী করতে পারেন, দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে পারেন এবং ব্যবসার সার্বিক উন্নয়ন করতে পারেন।
১১. কর পরিশোধ সহজ করে।
একটি শক্তিশালী হিসাবরক্ষক অ্যাপ আপনার কর পরিশোধ প্রক্রিয়াকে সহজ করে তোলে। বিভিন্ন কর রেট বা হার নিয়ে কাজ করলে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার কর হিসাবের কাজটিকে করে দ্রুত এবং আরও যথাযথভাবে আপনার লেনদেনগুলোতে সঠিক কর প্রয়োগ করে । এটা কর সার-সংক্ষেপ প্রতিবেদন তৈরি করে আপনাকে আপনার কর সম্পর্কে আরও ভালো ধারণা দিতে পারে।
১২. সিদ্ধান্ত গ্রহণ উন্নত করে।
একটি স্বয়ংক্রিয় হিসাবরক্ষণ ব্যবস্থা ছাড়া আপনার জন্য আপনার ব্যবসার আর্থিক অবস্থা বোঝাটা কষ্টকর হবে। এটা আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ কিছু সংখ্যা দেয় যা আপনাকে কোথায় আরও বিনিয়োগ করতে হবে এবং কোথায় খরচ কমাতে হবে তা খুঁজে বের করতে সাহায্য করে। আবার, আপনার ব্যবসার বর্তমান আর্থিক অবস্থা সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা আপনাকে আরও চৌকস কৌশল তৈরিতে এবং সম্পদের দক্ষ বন্টনে সাহায্য করবে।
১৩. তথ্যের নির্ভুলতা বৃদ্ধি করে।
সাধারণত, তথ্য লিপিবদ্ধ করা এবং হিসাব করার সময় যে মানব ত্রুটিগুলো হয়, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার তার হার অনেক কমিয়ে দেয়। আর্থিক বিবৃতি তৈরির সময় ভুল অনেক সমস্যার সৃষ্টি করে যা আপনার ব্যবসার ওপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে। হিসাবরক্ষণ সফ্টওয়্যার এই সম্ভাবনাগুলো দূর করতে সাহায্য করে।
১৪. আর্থিক তথ্যের নিরাপত্তা উন্নত করে।
একটি ব্যবসার জন্য তার আর্থিক তথ্যগুলো সবচেয়ে গোপনীয় তথ্য। একটি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনার সব আর্থিক তথ্যগুলো অত্যন্ত নিরাপদ পরিবেশে সংরক্ষণ করে এবং তাতে শুধু আপনার এবং তাদের প্রবেশাধিকার থাকে যাদেরকে আপনি প্রবেশাধিকার দেন।
১৫. স্বচ্ছতা বৃদ্ধি করে।
একটি শক্তিশালী হিসাবরক্ষণ ব্যবস্থা পুনরাবৃত্তিমূলক এবং ব্যয়বহুল মানব ত্রুটিগুলোকে এড়িয়ে চলতে সাহায্য করে। ভুল হিসাব বা সময়মত তথ্য দিতে না পারলে ব্যবসায় সংকট দেখা দিতে পারে। স্বয়ংক্রিয় হিসাব ব্যবস্থা এসব ক্ষেত্রে সবচেয়ে বেশী সাহায্য করে এবং আর্থিক নিরীক্ষণের সময় সর্বাধিক স্বচ্ছতা নিশ্চিত করে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।
১৬. উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে।
হিসাবরক্ষণ সফ্টওয়্যার আপনার ব্যবসার একঘেয়ে এবং জটিল হিসাব রাখার দৈনিক কাজগুলোকে করে তোলে সহজতর ও দ্রুত, এবং আপনার ব্যবসার তথ্যগুলো শুধু সংগ্রহই করে না সেগুলোকে সংগঠিত করে বিশ্লেষণ করে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো এটা উপলব্ধ সম্পদগুলোকে আরও বুদ্ধিমানভাবে ব্যবহার করা নিশ্চিত করে। এছাড়া এটা নির্ভুল তথ্য দিয়ে ব্যবস্থাপনাকে কার্যকারী সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে প্রতিবেদনের মানদন্ডের দক্ষতা বৃদ্ধি করে।
১৭. নির্ভুল পূর্বাভাস দিতে সাহায্য করে।
যেকোন ব্যবসায়ীই তার ব্যবসার জন্য রাজস্ব এবং খরচগুলো সঠিকভাবে হিসাব করতে চাইবেন। হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার ব্যবসার অর্থায়নগুলো বিচক্ষণভাবে কাজে লাগাতে সাহায্য করে, লাভ বাড়াতে, এবং অপ্রয়োজনীয় খরচ কমাতে সাহায্য করে।
১৮. গ্রাহকদের সাথে সম্পর্ক বজায় রাখতে সাহায্য করে।
হিসাবরক্ষণ সফ্টওয়্যারগুলো গ্রাহকদের সম্পর্কে বিভিন্ন তথ্য সংরক্ষণ করে, তাই সেখান থেকে তথ্য নিয়ে তাদের জন্মদিনে বার্তা পাঠাতে পারেন। আবার বিভিন্ন উৎসব যেমন- ঈদ, বড়দিন, নববর্ষ প্রভৃতিতে শুভেচ্ছা জানাতে পারেন, সফ্টওয়্যারে সংরক্ষিত ইমেইল বা ফোন নাম্বার নিয়ে আপনি শুভেচ্ছা বার্তাগুলো পাঠাতে পারেন। আবার হিসাবরক্ষণ সফ্টওয়্যারগুলো গ্রাহকদের কাছ থেকে পাওনা টাকাগুলো আদায়ের জন্য যেমন তাগাদা দেয়, তেমন যদি টাকা পাওয়ার পর একটি প্রাপ্তি স্বীকার বার্তা পাঠায় তবে আরও ভালো হয়। এসব কিছুই গ্রাহকদের সাথে সুন্দর সম্পর্ক বজায় রাখতে সাহায্য করে।
১৯. ক্রয়-বিক্রয় ব্যবস্থাপনা সহজ করে।
সাধারণত, উপযুক্ত হিসাবরক্ষণ ব্যবস্থাগুলো ক্রয় ও বিক্রয় ব্যবস্থাপনার সাথে সমন্বিত থাকে এবং যখনই কোনো লেনদেন সম্পন্ন হয় আপনাকে তা ব্যবস্থাপনা করতে দেয়। আপনি সহজেই বিভিন্ন নথি তৈরি করতে পারবেন যেমন- ক্রয়-বিক্রয় অর্ডারগুলো, কোটেশন, রশিদ, দেনা এবং পাওনা বার্তা, এবং এমন আরও অনেক কিছু।
২০. সম্পদ ব্যবস্থাপনায় সাহায্য করে।
আরও অগ্রগামী হিসাবরক্ষণ সফ্টওয়্যারের মাধ্যমে আপনি সম্পদের ডেপ্রিসিয়েশন বা অবচয় নির্ভুল এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব করতে পারেন। এছাড়াও অগ্রগামী সফ্টওয়্যারের বিভিন্ন পদ্ধতি আপনার ব্যবসার নীতি অনুযায়ী সম্পদের অ্যামোর্টাইজেশন, হিসাবরক্ষণের মানদণ্ড এবং প্রযোজ্য কর হিসাব করতে পারে।
শেষ কথা
আশা করি, উপরের আলোচনা থেকে হিসাবরক্ষণ সফ্টওয়্যার কেনো গুরুত্বপূর্ণ সে বিষয়ে একটি স্পষ্ট ধারণা পেয়েছেন। আজই আপনার ব্যবসার জন্য উপযুক্ত একটি হিসাবরক্ষণ সফ্টওয়্যার বেছে নিন এবং আপনার ব্যবসাকে পৌঁছে দিন আপনার কাঙ্খিত সাফল্যের পথে।
