ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহারের ৭টি উপকারিতা

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কী?

কোনো ব্যবসায় পণ্যের স্টক বা মজুত ব্যবস্থাপনার সাথে সংশ্লিষ্ট সকল বিষয়কে আমরা ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট বলতে পারি। এখানে পণ্য বা কাঁচামাল ক্রয় ও উৎপাদন থেকে শুরু করে কাস্টমারদের অর্ডার, সেল এবং পুনরায় ক্রয়, এই সকল বিষয়ের একটি ব্যবস্থাপনাকে সার্বিকভাবে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বলা হয়। তাহলে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বুঝতে এর আওতায় থাকা বিষয়গুলো জানা দরকার-

স্টক বা ইনভেন্টরি কী?

ইনভেন্টরি শব্দটির বাংলা শাব্দিক অর্থ মালপত্র বা তালিকাভুক্ত পণ্য। সহজ কথায়, ব্যবসার জন্য স্টক বা মজুতে থাকা পণ্য/প্রোডাক্ট বা মালপত্রের তালিকাই হলো ইনভেন্টরি। ইনভেন্টরিকে ব্যবহারগত দিক থেকে অনেকে পণ্যের স্টক বা মজুদ হিসেবেও ব্যবহার করে থাকেন।

স্টক বা ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট কী?

ব্যবসার তালিকাভুক্ত মালপত্র বা পণ্য/প্রোডাক্টের মজুদ সংক্রান্ত ব্যবস্থাপনা হলো ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট। সজহ কথায়, ব্যবসায় পণ্যের ক্রয় থেকে শুরু করে বিক্রয় এবং পুনরায় ক্রয় করার যে প্রক্রিয়া সেটাই ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট। মানে কতটুকু ক্রয় করা হয়েছে, কতটুকু মজুত আছে, কতটুকু অর্ডার আছে, কতটুকু সেল হয়েছে ইত্যাদি সকল বিষয়ের সমন্বয়কে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট বলা হচ্ছে। এটাকে অনেকে স্টোর ম্যানেজমেন্ট বা স্টোর ইনভেন্টরিও বলে থাকেন।

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার কী?

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার হলো স্টক বা মজুত পরিচালনার করার এক ধরনের টুল, যেটা ব্যবসার ইনভেন্টরি ম্যানেজ করতে ব্যবহৃত হয়। একটি ব্যবসার পুরো ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমটি একটি সফটওয়্যারের মাধ্যমে পরিচালনা করা হয়। যেমন- বাংলাদেশের সবচেয়ে সহজ ও সাশ্রয়ী স্টক ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার: হিসাবপাতি।
পণ্যের ক্রয়, বিক্রয়, অর্ডার এবং পুনরায় ক্রয় করার পুরো রেকর্ড রাখা থাকে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে। ফলে এটি আধুনিক ব্যবসা পরিচালনার গুরুত্বপূর্ণ একটি হাতিয়ার হিসেবে বিবেচিত হচ্ছে। বিশেষ করে বর্তমান সময়ের ই-কমার্স বা অনলাইন ব্যবসার জন্য ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করা প্রায় অপরিহার্য হয়ে উঠেছে।

কেনো ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করবেন?

একটি পরিসংখ্যানে দেখা গেছে, ২০২৩ সালে বিশ্বের প্রায় ৮১% ই-কমার্স ব্যবসায়ী কাস্টমারদের কাছে অর্ডার ম্যানেজমেন্ট করতে গিয়ে সবচেয়ে বেশি সমস্যায় পড়েছেন ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট নিয়ে! স্টক-আউট বা মজুত শেষ হয়ে যাওয়া এবং সেটার সঠিক ট্র্যাক না থাকার কারণে তারা আর্থিকভাবেও বিশাল ক্ষতির সম্মুখীন হয়েছেন। যার পরিমান প্রায় ১.৭৫ ট্রিলিয়ন মার্কিন ডলার!

একটি ভালো ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার আপানার এই সংক্রান্ত সকল কাজকে সহজ করে দেয়। কোন পণ্য কতটুকু মজুত আছে, কতটুকু ক্রয় করতে হবে, কত আগে ক্রয় করতে হবে, কোন পণ্যের চাহিদা কেমন, কোন পণ্য কম বিক্রি হচ্ছে, কোন পণ্যের অর্ডার বেশি আছে, কোন পণ্য কতটুকু মজুত করতে হবে ইত্যাদি নানান প্রশ্নের উত্তর একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারেই পাওয়া সম্ভব। তাই ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারকে অনেকে ব্যবসার ইঞ্জিন বলে থাকেন! আমরা এখন দেখবো ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহারের ৭টি উপকারিতা, যেগুলো আপনার ব্যবসার স্টক বা মজুত পরিচালনাকে নির্ভুল এবং সহজ করবে।

০১. স্টক বা মজুতের নির্ভুল হিসাব তুলে ধরবে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার

একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবসার স্টক বা মজুতের রিয়েল-টাইম বা তাৎক্ষণিক চিত্র তুলে ধরতে পারে। এখানে-

• মনে হয়
• হতে পারে
• দেখি কি হয়
• অর্ডার আছে কিনা?
• দাম কেমন হবে?
• কোন প্রডাক্ট কেমন বিক্রি হবে?

ইত্যাদি আশঙ্কার কোন জায়গা নেই! আপনার ব্যবসার নির্ভুল এবং সঠিক ইনভেন্টরির হিসাব মুহূর্তেই পেয়ে যাবেন ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এর মাধ্যমে। আপনার পুরো স্টক ম্যানেজমেন্ট অটোমাইজ হয়ে যাবে। আর নির্ভুল হিসাব পাওয়ার কারণে আপনার সিদ্ধান্ত নেতেও সুবিধা হবে।

০২. পণ্য মজুতের পূর্বাভাস দেবে!

যদিও পণ্য মজুত বা স্টকের পূর্বাভাস দেয়া এর কোন কাজ নয় তবুও এই প্রশ্নগুলোর উত্তর সময় মতো পেলে একজন ব্যবসায়ী বুঝতে পারেন, কখন কোন পণ্য কতটুকু মজুত করতে হবে।

• আপনার এক বা একাধিক ওয়্যারহাউস বা গুদামে কী কী পণ্য আছে?
• পণ্যগুলো মজুত বা স্টক কী পরিমানে আছে?
• পণ্যগুলোর মেয়াদ কতদিন আছে?
• সামনে কতগুলো কাস্টমার অর্ডার আছে?
• কোন পণ্যগুলো বেশি চলছে এবং দ্রুত আবার ক্রয় করতে হবে?
• কোন পণ্যের দাম কত বাড়ছে বা কমছে?
• পণ্য পুনরায় ক্রয়ের সময় দামের পরিবর্তন ট্র্যাক হচ্ছে কিনা?

এই সকল প্রশ্নের উত্তর দেবে একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার। মানে আপনার ব্যবসার স্টক বা মজুত সংক্রান্ত সকল তথ্যগুলোকে আপনার সামনে সময় মতো উপস্থাপন করবে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার।

০৩. পণ্যের মূল্য নির্ধারণ করতে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ

কোন পার্টির কাছ থেকে, কত দামে, কোন পণ্য কিনছেন তা যখন আপনার সিস্টেমে রেকর্ড থাকবে, তখন আপনার মূল্য নির্ধারণ করতেও সুবিধা হবে। ধরুন, একটি পণ্যের দাম আগে কম ছিলো, কারণ আপনার ক্রয় মূল্য কম ছিলো। এখন সেটার ক্রয় মূল্য বেড়ে গেছে। তাহলে আপডেটটি আপনি কোথায় পাবেন? কখন পাবেন? এটা আপনার নতুন অর্ডার পাওয়ার আগে পেতে হবে এবং একটি নির্দিষ্ট জায়গায় পেতে হবে। আর এই নির্দিষ্ট প্ল্যাটফর্মটি হলো ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার। তাই ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করলে পণ্যের মূল্য নির্ধারণ করা অনেক সহজ হয়ে যাবে।

০৪. ব্যবসা পরিচালনার খরচ কমাবে

প্রতিটি বিজনেস অটোমেশন ব্যবসা পরিচালনার খরচ কমায়। ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের ব্যবহারও তাই। যেমন-

• অতিরিক্ত কর্মী নিয়োগের খরচ কমাবে, কারণ একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার অনেকজন কর্মীর কাজ একাই করতে সক্ষম।
• এটা মানুষের ভুল (human error) বা অদক্ষতা থেকে সৃষ্ট ঝামেলার মাশুল দেয়ার খরচ কমায়।
• একটি অফিস থেকেই ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করে ম্যানেজ করার ফলে যাতায়াত খরচ কমে যায়।
• অতিরিক্ত স্টক করার, কম স্টক ও অপরিকল্পিত অর্ডার কমিয়ে ব্যবসায়িক ক্ষতির হাত থেকে বাঁচায়।

০৫. অতিরিক্ত স্টক সমস্যার সমাধান ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট

আপনি যখন আপনার পণ্যের সঠিক স্টকটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার এ পেয়ে যাবেন তখন তো অতিরিক্ত মজুদ করার প্রবণতা কমে আসবে। তাছাড়া কোন পণ্য কতটুকু আগের আছে, কতটুকু মেয়াদ আছে, কেমন চাহিদা ইত্যাদি ডেটা আপনার কাছে থাকবে। তাহলে বলাই যায়, ব্যবসায়ীদের করা অতিরিক্ত স্টক সমস্যার সমাধান ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার।

০৬. লো-স্টক সমস্যার সমাধান

পণ্যের লো-স্টক বা কম মজুদ সমস্যার সমাধানও ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার। যেকোন ব্যবসা, বিশেষ করে ই-কমার্স বা অনলাইন ব্যবসার বেলায় কাস্টমারের কাছে অর্ডার নেয়ার সময় পণ্যের মজুত সামনে থাকাটা জুরুরি। পণ্যের সঠিক স্টক জানা থাকলে অর্ডার নেয়া সহজ হয়। কাস্টমারদের অর্ডার নেয়ার আগে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে পণ্যের পরিমান দেখতে পাওয়া যায়। লো-স্টক থাকলে সেটা মাথায় রেখে অর্ডার নেয়া যায় এবং পুনরায় ক্রয় করার সিদ্ধান্তও নেয়া যায়।

০৭. প্রোডাক্টের মেয়াদ শেষ হবার আগেই এলার্ট!

ভাবুন একবার, আপনার ব্যবসার যতো পণ্য আছে সবগুলোর মেয়াদ শেষ হবার আগেই আপনার মোবাইলে একটি এলার্ট, নোটিফিকেশন আকারে চলে যাচ্ছে! আপনি সেই নোটিফিকেশন লিস্ট ধরে পণ্য মজুত বা এই সংক্রান্ত সিদ্ধান্ত নিতে পারছেন। এটা এখন খুব সম্ভব! একটি ভালো মানের ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করলেই এই সুবিধা পাওয়া যাবে। যেমন- হিসাবপাতি ব্যবহার করলেই এই সুবিধা পাবেন।