ছোট ব্যবসার বকেয়া বাকি আদায় করার কৌশল

প্রথমেই আপনাকে ব্যবসার হিসাব রাখার ব্যাপারে সাবধানি হতে হবে

ব্যবসার বাকি বকেয়া আদায়ের কৌশল বা টিপস জানার আগে আপনাকে একজন দক্ষ ও হিসারাখা। এখন ধরে নিলাম, আপনি আপানার ব্যবসার লাভ-ক্ষতি, আয়-ব্যয়, বকেয়া বাবী ব্যবসায়ী হতে হবে। এর কোনও বিকল্প নাই! তবে দক্ষ ও হিসাবি ব্যবসায়ী হতে কোনো ডিগ্রি লাগবে না, প্রয়োজন শুধু সঠিক উপায়ে ব্যবসার প্রতিটি লেনদেনের হিসাব কির হিসাব ভালোভাবে রাখছেন।
তাহলে প্রশ্ন হলো, হিসাব কোথায় রাখছেন? খাতা কলমে বা টালিখাতায় লিখে হিসাব রাখছেন, নাকি কমপিউটার বা ল্যাপটপে হিসাব রাখছেন, নাকি ক্লাউডভিত্তিক স্প্রেডশিটে হিসাব রাখছেন? এগুলোর কোনটিই সহজে ও নির্ভুলভাবে ব্যবসার হিসাব রাখার উপায় নয়। আপনাকে ব্যবহার করতে হবে হিসাব রাখার সফটওয়্যার বা একাউন্টিং টুল। যে সফটওয়্যার বা অ্যাপটি আপনার মোবাইল বা ল্যাপটপে কাজ করবে এবং অনলাইন কিংবা অফলাইন উভয় মোডেই কাজ করবে।
এমন একটি হিসাবরক্ষণ অ্যাপ হিসাবপাতি। এটি ছোট, বড় ও মাঝারি ব্যবসার জন্য পূর্ণাঙ্গ একটি হিসাব রাখার অ্যাপ। হিসাব পাতি অ্যাপে আপনি ব্যবসার বাকি বকেয়া সহ সকল ধরনের লেনদেনের হিসাব রাখাতে পারবেন। এবার চলুন, ছোট ব্যবসার বকেয়া বাকি আদায়ের কিছু কৌশল জেনে নেই।

প্রতিটি লেনদেনের চালান বা ইনভয়েস প্রদান করুন

আপনার ব্যবসা যতো ছোট হোক বা বড়, ক্রেতা বিক্রেতাদের সাথে কোনো আর্থিক লেনদেন করলেই চালান বা ইনভয়েস প্রদান করার অভ্যাস করুন। এই একটি অভ্যাস আপনার ব্যবসা পরিচালনার চেহারাই পাল্টে দেবে! কাস্টমারদের কাছে আপনার ব্যবসার ইমেজ রাতারাতি বদলে যাবে। ব্যবসার বাকি বকেয়া কমাতে ও আদায় করতে এটা সবচেয়ে কার্যকর একটি উপায়।
সহজ কয়েকটি পদক্ষেপের মাধ্যমে আজই শুরু করতে পারেন-

• কোনো পণ্য বা সেবা কাস্টমারের কাছে পৌঁচ্ছানোর সাথে সাথেই ইনভয়েস বা চালান প্রদানের অভ্যাস করুন।
• ক্রেডিটে বা বাকিতে পণ্য বিক্রি করলে ইনভয়েসে বিল প্রদানের নির্দিষ্ট একটি সময় উল্লেখ করুন এবং সেই সময় বা তারিখটি মেনে চলার চেষ্টা করুন।
• ইনভয়েস বা চালন ডিজিটাল পদ্ধতিতে জেনারেট করতে পারলে সবচেয়ে ভালো হয়। তাহলে অনলাইনেও চালান পাঠানো যাবে।

আর এই চালান বা ইনভয়েসের পুরো ব্যাপারটি সহজ করতে বেছে নিতে হবে ভালো কোনো হিসাবরক্ষণ অ্যাপ বা সফটওয়্যার। হিসাবপাতি তেমনই একটি হিসাব রাখার অ্যাপ।
এই অ্যাপের মাধ্যমে আপনি পাবেন-

• প্রতিটি লেনদেনের চালান বা ইনভয়েস অটো জেনারেট করার অপশন।
• চাইলেই বিভিন্ন টেমপ্লেট এর ডিজাইন থেকে পছন্দের রঙিন চালান তৈরি করতে পারবেন।
• চালান প্রিন্ট করার ও অনলাইনে শেয়ার করার সকল সুবিধা।

ইনভয়েস বা চালানে লেনদেন সংক্রান্ত সকল তথ্য রাখুন

ইনভয়েস বা চালানে লেনদেন সংক্রান্ত সকল তথ্য সহজ ও স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন। এতে করে কাস্টমার বা গ্রাহকের মনে লেনদেনের বিষয়টি ভালো মতো গেঁথে যায়। আর বিল বা টাকা প্রাদানের ব্যাপারটি যে আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ সেটা তিনি বুঝতে পারেন। ফলে গ্রাহকের লেনদেন সংক্রান্ত আচরণে উল্লেখযোগ্য পরিবর্তন দেখা যায়।
চালানে যে তথ্যগুলো অবশ্যই রাখবেন-

• গ্রাহক বা কাস্টমারের নাম, ঠিকানা ও যোগাযোগের নম্বর
• পণ্য বা সেবার পূর্ণ বিবরণ
• পণ্য বা সেবার পরিমান ও মূল্য
• ভ্যাট, ট্যাক্স, ডেলিভারি চার্জ, মূল্যছাড় ইত্যাদি
• ইনভয়েস প্রদানের তারিখ
• বিল প্রদানের তারিখ
• একটি চালান নম্বর
• সহজ ও সাবলীল ভাষা, যা সবাই বুঝবে।

হাতে লেখা চালানে এই সকল তথ্য উপস্থাপন করা খুবই কঠিন। তাই ডিজিটাল ইনভয়েস হলে ভালো হয়। এজন্য হিসাবপাতি অ্যাপটি ফ্রিতে ডাউনলোড করে ব্যবসার হিসাব রাখার জন্য ব্যবহার করতে পারেন। আর হিসাব পাতি ব্যবহার করলেই ইনভয়েস বা চালান সংক্রান্ত সকল সুবিধা একসাথে পেয়ে যাবেন। হিসাবপাতি’র ফ্রি বেসিক প্যাকেজে জলছাপ সহ ইনভয়েস জেনারেট হয়। আর কাস্টমাইজড ইনভয়েস পেতে প্রিমিয়াম বা বিজনেস প্যাকেজের সাবস্ক্রিপশন নিতে হবে।

গ্রাহক বা কাস্টমারদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ রাখুন

ব্যবসার একটি লেনদেন সম্পন্ন হয়ে গেলে কাস্টমারকে ভুলে গেলে চলবে না! তাদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ রাখতে হবে। সেটা নগদ ক্রেতা হোক আর বাকি বা ক্রেডিটের ক্রেতা হোক। এই যোগাযোগটি খুবই কাজের, বিশেষ করে যারা আপনার ব্যবসার নিয়মিত ক্রেতা। বকেয়া বাকি আদায় ও বাকির লেনদেন কমাতে যোগাযোগের ধরনগুলো যেমন হতে পারে-

• অনলাইনে ইনভয়েস বা চালান পাঠানোর পরে অবশ্যই একবার যোগাযোগ করুন।
• ইনভয়েসের তথ্য সংক্রান্ত কোনো প্রশ্ন আছে কিনা জানুন।
• কাস্টমার অগ্রিম বা পরে বিল প্রদান করলে তার সাথে একবার যোগাযোগ করুন।
• বিল প্রদানের তারিখের আগে আগাম কল বা মেসেজ দিতে হবে।

ব্যবসা সংক্রান্ত এই যোগাযোগ বা কমিউনিকেশনগুলো সহজ করতে সকল ডেটা একটি প্ল্যাটফর্মে থাকাটা জরুরি। আর এমন একটি পারফেক্ট প্ল্যাটফর্ম হতে পারে হিসাবপাতি অ্যাপ। এই অ্যাপে কাস্টমার ও বিভিন্ন পার্টিস এর নম্বর সেভ রাখার আপশন আছে। মানে আপনি একটি প্ল্যাটফর্মেই কাস্টমারদের লেনদেনের বিস্তারিত পাচ্ছেন এবং সে অনুযায়ী যোগাযোগের ধরনও ঠিক করতে পারছেন।

বকেয়া বাকি সংক্রান্ত মেসেজ প্রদান করুন

কাস্টমারদের বকেয়া বাকির পরিমান, টাকা দেয়ার তারিখ এবং টাকা পরিশোধ করলে সেটা জানিয়ে মেসেজ বা এসএমএস দিতে হবে। কাস্টমার ভেদে ফোন কল ও ইমেইলও করা যেতে পারে। এক্ষেত্রে দুটো জিনিস খেয়াল রাখতে হবে-

• আপনার ফোন কল, মেসেজ বা ইমেইলের ভাষা হতে হবে বিনীত এবং একি সাথে পেশাদার!
• বকেয়া বাকি পরিশোধের তারিখের আগে থেকেই মেসেজ দিতে হবে। যাতে করে ঐ দিনের আগেই পরিশোধের চেষ্টা করেন।

ব্যবসার বাকি বকেয়া সামাল দিতেই হিসাবপাতি অ্যাপে রাখা হয়েছে মেসেজ পাঠানোর অপশন। আপনি চাইলেই নির্দিষ্ট কাস্টমারকে মেসেজ দিতে পারেবেন।

বিল পেমেন্টের জন্য সহজ একাধিক অপশন রাখতে হবে

কাস্টমাররা যেন সহজেই তাদের বিল পেমেন্ট করতে পারে সেজন্য একাধিক পেমেন্ট অপশন খোলা রাখতে হবে। নগদে পেমেন্টের পাশাপাশি ব্যাংক, কার্ড, মোবাইল ওয়ালেট ইত্যাদি রাখতে হবে। যাতে করে বকেয়া বাকির টাকা পেমেন্টের জন্য কাস্টমারদের ঝামেলায় না পড়তে হয়।
হিসাবপাতি অ্যাপে লেনদেনের জন্য দেশের সকল জনপ্রিয় পেমেন্ট পদ্ধতি যুক্ত করা হয়েছে। যেমন- বিকাশ, রকেট, নগদ ইত্যাদি

বকেয়া বাকি পরিশোধের জন্য উৎসাহ প্রদান করুন

বাকি পরিশোধের জন্য উৎসাহ প্রদান করতে কিছু পদক্ষেপ নিতে হবে। যেমন-

• দীর্ঘ দিনের বাকি পরিশোধের জন্য কাস্টমারদের সামান্য কিছু আর্থিক ছাড় দিতে পারেন।
• সময়মতো বিল পরিশোধে ছাড় বা বোনাস অফার দিতে পারেন।
• বিল প্রদানের তারিখ মিস করলে বা অতিক্রম করলে জরিমানার ব্যবস্থা রাখতে পারেন।

বাকিতে বা ক্রেডিটে লেনদেন কমিয়ে ফেলুন

ছোট ব্যবসায় বাকি বকেয়া কমাতে বাকিতে লেনদেন কমিয়ে ফেলার চেষ্টার করতে হবে। যেভাবে শুরু করবেন-

• নতুন কাস্টমারদের ক্রয় ক্ষমতা যাচাই করে লেনদেন করতে হবে।
• বাকিতে লেনদেনের নির্দিষ্ট লিমিট বা সীমা নির্ধারণ করতে হবে।
• কোনো কাস্টমারের বাকি পরিশোধের রেকর্ড ভালো না হলে তার সাথে সাময়িকভাবে বাকিতে লেনদেন বন্ধ করতে হবে।

বকেয়া বাকি আদায় ও বাকি কমাতে এই ৭টি টিপস আপনার ছোট ব্যবসার জন্য অত্যন্ত কাজে দেবে। শুরু করে দেখুন, পরিবর্তন খুব কম সময়ে চোখে পড়বে।

নিজের ব্যবসার হিসাব ডিজিটালি রেখে বাকি বকেয়ায় লাগাম দিন

ছোট ব্যবসার হিসাব রাখার জন্য বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই জমাখরচের ডিজিটাল খাতা ব্যবহার করা হয় না। ফলে টালিখাতার ছোট ছোট হিসাব হারিয়ে যায়, কখনও কাস্টমারদের সাথে হিসাবের গড়মিল দেখা যায়। এতে ব্যবসা যেমন ক্ষতির মুখে পড়ে, তেমনি বকেয়া বাকি আদায়ে তৈরি হয় জটিলতা। এই জটিলতা এড়াতেই ব্যবসার হিসাবপাতি রাখুন হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারে।
দেশের একমাত্র পূর্ণাঙ্গ হিসাবরক্ষণ অ্যাপ হিসাবপাতি ডাউনলোড করে ইন্সটল করুন। এর বেসিক প্যাকেজটি ফ্রিতে ব্যবহার করুন। ভালো লাগলে সুলভ মূল্যে সাবস্ক্রিপশন কিনে ব্যবসার হিসাব রাখুন নিশ্চিন্তে।