ছোট ব্যবসায় হিসাবরক্ষণ কেন গুরুত্বপূর্ণ ?

যে ৭টি কারণে ছোট ব্যবসায় হিসাব সংরক্ষণ হয়ে ওঠে অতি গুরুত্বপূর্ণ

বিশেষ করে ছোট ব্যবসা পরিচালনার জন্য হিসাবরক্ষণ অত্যন্ত জরুরি। কারণ, আপনার ছোট ব্যবসাটি তো চিরদিন ছোট থাকবে না। যখন আপনি আপনার ব্যবসা বাড়াতে চাইবেন, নতুন কর্মী নিয়োগ দিতে চাইবেন, নতুন পণ্য বা সেবা যুক্ত করতে চাইবেন বা কোনো নতুন দোকান বা আউটলেট ওপেন করতে চাইবেন, তখন আপনার দরকার পড়বে আর্থিক লেনদেনের রেকর্ড। সিদ্ধান্ত নেয়ার সময় প্রয়োজনীয় তথ্য কোথায় পাবেন? 

তাই ছোট ব্যবসা পরিচালনার জন্য ‘হিসাবরক্ষণ’ মহাগুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করতে পারে। চলুন দেখি, কেনো ছোট ব্যবসায় হিসাবরক্ষণ এতটা গুরুত্ব বহন করে-

০১. আর্থিক লেনদেনের নির্ভুল তথ্য সংগ্রহ করা এবং সংরক্ষণ করা:

হিসাবরক্ষণের মাধ্যমে আপনি আপনার ব্যবসার আয়-ব্যয় সহ সকল আর্থিক লেনদেনের রেকর্ড সংরক্ষণ করতে পারবেন। একটি ব্যবসার আয়-ব্যয়ের সকল তথ্য যখন আপনার হাতে থাকবে তখন আপনি সেই ডেটাগুলোকে বিশ্লেষণ করতে পারবেন। মানে আপনি আর্থিক হিসাব রেখেছেন যাতে করে করে পরবর্তীতে সেগুলো নিয়ে কাজ করতে পারেন।

এখানেই আর্থিক হিসাবরক্ষণ এবং ব্যবস্থাপনা হিসাবরক্ষণের মধ্যে পার্থক্য। আর্থিক হিসাবরক্ষণ (Bookkeeping) হলো ব্যবসার আর্থিক লেনদেনের ডেটা বা তথ্য রেকর্ড করা, আর ব্যবস্থাপনা হিসাবরক্ষণ (Accounting) হলো সেই আর্থিক ডাটাগুলোকে আরও বড় লক্ষ্যে ব্যাখ্যা বিশ্লেষণ করা।

০২. বাজেট তৈরি করতে সাহায্য করে:

বাজেট হলো একটি ব্যবসা পরিচালনার রোড ম্যাপ। একটি নির্দিষ্ট সময়ে বা নির্দিষ্ট প্রোজেক্টে ক্যাশ ম্যানেজমেন্ট কেমন হবে তার পূর্ণাঙ্গ ধারণা থাকে বাজেটে।

হিসাবরক্ষণ আপনার ব্যবসার বাজেট তৈরিতে বড় ভূমিকা রাখবে। ব্যবসার প্রতিটি সেক্টরে কেমন ব্যয় হবে সেটা নির্ধারণ করা সহজ হয়ে যায়। কোন সেক্টরে খরচ কমাতে হবে বা কোন সেক্টরে খরচ বাড়াতে হবে তার ধারণা আগে থেকেই পাওয়া যায়। কারণ, পূর্বের আর্থিক লেনদেনের ডেটা আপনার কাছে আছে। আর এখানেই হিসাবরক্ষণ গেম চেঞ্জার হিসেবে কাজ করবে!

০৩. সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা সহজ হয়:

হিসাবরক্ষণের মাধ্যমে আপনি জেনে যাবেন আপনার আয়-ব্যয় এবং টাকার গতিবিধি। ফলে ব্যবসার ভবিষ্যৎ পদক্ষেপ কী হবে এবং ব্যবসাকে এগিয়ে নিতে কী করতে হবে, এসব সিদ্ধান্তু নেয়া সহজ হবে।

একটি হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যারের ব্যবহার আপনার ব্যবসার সকল লেনদেন রেকর্ড রাখবে। আপনার ব্যবসার প্রতিটি আর্থিক লেনদেন বা ফাইন্যান্সিয়াল ট্রানজেকশনের ভালো মন্দ যখন আপনার হাতে থাকবে তখন তো আপনার সিদ্ধান্ত নিতে সুবিধা হবেই। এটাই সায়েন্স, এটাই হিসাববিজ্ঞান!

০৪. ব্যবসার টার্গেট সেট করা সহজ হয়:

দেখুন,হিসাবটা কিন্তু খুবই সহজ! আপনি জানেন গত মাসে কত সেল হয়েছে, তার আগের মাসে কত সেল হয়েছে, কোন পার্টির থেকে কেমন ফিডব্যাক আসছে, কোন প্রোডাক্ট বা পণ্য কেমন বিক্রি হচ্ছে, ইত্যাদি। তাহলে ব্যবসার বিভিন্ন মেয়াদের ছোট বড় টার্গেট সেট করতে হিসাবরক্ষণ সাহায্য করবে এটাই তো স্বাভাবিক।

০৫. লাভ ও লোকসানের খাত নির্ধারণ:

প্রতিটি ব্যবসায় লাভ যেমন রয়েছে তেমন রয়েছে লোকসান। আপনি ব্যবসার লোকসানও ম্যানেজ করতে পারবেন, মানে লোকসান থেকে লাভে আসতে পারবেন। কিন্তু এটার জন্য আপনাকে জানতে হবে লোকসান কোন খাতে, কোন সময়ে বা কোন পার্টির মাধ্যমে হয়েছে।

হিসাবরক্ষণের মাধ্যমে আপনি শুধুমাত্র আপনার ব্যবসার লাভ ও লোকসানের হিসাব রাখছেন না, আপনি ব্যবসার লাভ ও লোকসানের খাতগুলো নির্ধারণ করতে পারছেন। ফলে পরবর্তীতে আপনার সিদ্ধান্ত নিতে সুবিধা হবে, কোনও বিশেষ খাতে আরও নজর দেয়া জরুরি কিনা।

০৬. বাকি বকেয়ার হিসাব আপডেট থাকবে:

ছোট ব্যবসায়ীদের কাস্টমার ও সাপ্লায়ারদের সাথে বাকির লেনদেন থাকাটা খুব স্বাভাবিক। ব্যবসায় দৈনন্দিন হিসাবরক্ষণে অভ্যস্ত হওয়া মানে নগদ লেনদেনের সাথে বাকি বা ক্রেডিট লেনদেনেরও হিসাব রাখা।
প্রতিদিনের বাকি বকেয়ার হিসাব মনে রাখাটা কোনো সমাধান নয়। এর জন্য দরকার হিসাবরক্ষণের মাধ্যমে আপডেট থাকা, তাহলে দেখবেন বকেয়া বাকির পরিমানটা কিছুটা কমে আসবে।

০৭. ছোট ব্যবসায় হিসাব সংরক্ষণ করছেন মানেই আপনি এগিয়ে আছেন:

আপনি আপনার ব্যবসার সকল আর্থিক লেনদেনের তথ্য এক জায়গায় গোছানোভাবে পেয়ে যাচ্ছেন এবং আপনি জানেন সবকিছু একটি প্ল্যাটফর্মে আছে। এটাই আপনাকে শান্তি দেবে এবং যেকোন ব্যবসায়ী মাত্রই এই সত্য মেনে নেবে!

সঠিক উপায়ে হিসাবরক্ষণ মানেই আর দশজন ছোট ব্যবসায়ীর থেকে আপনি অনেকটা এগিয়ে থাকবেন। কারণ, আপনি আপনার ব্যবসার হিসাব দৈনন্দিন আপডেট রাখছেন এবং প্রয়োজন হলেই সেগুলো বিশ্লেষণ করতে পারছেন।

এছাড়াও আপনি যখন আপনার সরকারি ট্যাক্স জমা দেবেন তখন হিসাবরক্ষণ আপনাকে সঠিক তথ্য দিয়ে সাহায্য করবে। এটা যে কত বড় রিলিফ বা মুক্তি এটা শুধু তারাই বুঝবে যারা ট্যাক্স জমা দেয়ার সময় জটিলতায় পড়েছেন!