ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যার-এ এই ৭টি ফিচার থাকা জরুরি!

ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যার কী?

ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যার হলো, এমন একটি অ্যাপ্লিকেশন যেটা আমাদের ইনভয়েস তৈরির প্রক্রিয়াকে অটোমাইজ করে। মানে, ইনভয়েসিং সফটওয়্যারটি-

• স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইনভয়েস বা চালান তৈরি
• চালন ফরমের কাস্টমাইজড ডিজাইন এবং
• প্রিন্ট, শেয়ার বা ডেলিভারি

এই পুরো প্রক্রিয়াটিই স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন করে। সহজ কথায় বললে এটিই একটি ইনভয়েস মেকার সফটওয়্যার এর মূল কাজ। ব্যবসার দৈনন্দিন বেচাকেনা থেকে বাকি বকেয়ার রেকর্ড রাখার জন্য ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত এবং জনপ্রিয় একটি বিজনেস টুল ইনভয়েসিং সফটওয়্যার।

ইনভয়েস কি বা চালান কি?

ইনভয়েস বা চালান হলো, ক্রেতা ও বিক্রেতার মধ্যে সংগঠিত আর্থিক লেনদেনের বিস্তারিত তথ্য সংবলিত গুরুত্বপূর্ণ নথি বা ডকুমেন্ট। একটি ইনভয়েস বা চালান/বিলের মাধ্যমে ক্রেতা এবং বিক্রেতার কাছে নগদ কিংবা বাকি লেনদেনের রেকর্ড সংরক্ষিত থাকে।

চালান ফরম কি?

কোনো দোকান, শপ বা ব্যবসা প্রতিষ্ঠান থেকে পণ্য ক্রয় বিক্রয় করার পরে গ্রাহককে একটি কাগজের রসিদ প্রদান করে। এটিকেই ইনভয়েস ফরম বা চালান ফরম বলা হয়ে থাকে। এই চালান ফরম হাতে লেখা হতে পারে, ছাপানো হতে পারে, টেলার মেশিন থেকে অটো জেনারেট হতে পারে।

ইনভয়েস বা চালান ফরমে কী থাকে?

ইনভয়েস বা চালান ফরমে নির্দিষ্ট লেনদেন সম্পর্কিত বিভিন্ন তথ্য, যেমন- ক্রেতার বিবরণ, বিক্রেতার বিবরণ, পণ্য বা সেবার পরিমান, পণ্য বা সেবার ধরন, ভ্যাট, ট্যাক্স, ডেলিভারি চার্জ, বাকিতে লেনদেন হলে অর্থ প্রদানের শর্ত ইত্যাদি থাকতে পারে। বর্তমানে ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যার দিয়ে সহজেই কাস্টমাইজড ইনভয়েস তৈরি করা হয়।

এই ৭টি ফিচার দেখে ইনভয়েস সফটওয়্যার নির্বাচন করুন

ব্যবসায় ইনভয়েস বা চালান/বিল আদান প্রদানের প্রচলন বাড়ার সাথে সাথে ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যার এর ব্যবহারও বেড়েছে। আপনার ব্যবসার সাথে যখন ভ্যাট, ট্যাক্স, ডেলিভারি চার্জ এবং বাকি বকেয়ার হিসাব জড়িয়ে যায় তখন ইনভয়েস ব্যবহার করা ছাড়া আর কোন উপায় থাকে না। তাই ব্যবসা পরিচালনা করতে একটি সহজ, সাশ্রয়ী এবং ফ্রি ইনভয়েস জেনারেটর অ্যাপ দরকার।
তবে ইনভয়েসিং অ্যাপ নির্বাচন করার সময় আপনাকে কিছু বিষয় মাথায় রাখতে হবে। ইনভয়েস সফটওয়্যার এর কিছু ফিচার আপনাকে দিতে পারে চমৎকার ও পেশাদার ইনভয়েসিং অভিজ্ঞতা। তাই এবার দেখুন, আপনার ব্যবহার করা ইনভয়েস সফটওয়্যারে কি এই ৭টি ফিচার আছে?

০১. অটো জেনারেটেড ইনভয়েসিং সুবিধা

বর্তমানে ম্যানুয়াল বা হাতে লেখা ইনভয়েসের প্রচলন প্রায় বিলুপ্তির পথে! কারণ, ডিজিটাল এই যুগে মানুষের সময় ও শ্রম দেয়ার জায়গা বদলে গেছে।

• আপনি কাগজে ছাপা ইনভয়েসে লিখবেন, কাস্টমার বা ক্রেতা দাঁড়িয়ে থাকবে।
• আপনি ক্যালকুলেটরে বাটন চাপবেন আর হিসাব লিখবেন, তাতে আবার নির্ভুল না হবার সম্ভাবনা এবং কাটাকাটি।
• সেই ইনভয়েসের কপি সংরক্ষণ এবং শেয়ার করার বিড়ম্বনা তো আছেই।

এগুলো এখন প্রায় অতীত! কারণ, অটো জেনারেটেড ইনভয়েসিং সুবিধা ইনভয়েস সফটওয়্যারের খুবই সাধারণ একটি ফিচার। এই ফিচার আপনার ইনভয়েসিং বা বিলিং এর সময় ও শ্রম প্রায় পুরোটাই বাঁচিয়ে দেবে! কীভাবে..?

• একাউন্টিং সফটওয়্যারে লেনদেন সম্পন্ন করার সাথে সাথেই অটো ইনভয়েস জেনারেট হয়ে যাবে।
• বাড়তি কোন ক্যালকুলেটর ব্যবহারের প্রয়োজন পড়বে না।
• এই ইনভয়েস বা বিল অনলাইন বিভিন্ন মাধ্যমে শেয়ার ও সংরক্ষণ করা যাবে। তাৎক্ষণিক প্রিন্ট করে হার্ড কপিও দেয়া যাবে।
• ইনভয়েস সফটওয়্যার ব্যবহার করলে হিসাবও থাকবে নির্ভুল।

আপনার ইনভয়েসিং সফটওয়্যারে অবশ্যই অটো জেনারেটেড ফিচার থাকতে হবে। স্বয়ক্রিয়ভাবে ইনভয়েস তৈরি করার সুবিধা ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যার এর প্রাথমিক ফিচারের একটি। এজন্য যে সফটওয়্যারটি একাউন্টিং অ্যাপ এবং ইনভয়েসিং, দুটো কাজের সাপোর্ট একসাথে নিশ্চিত করে সেটা নির্বাচন করা উচিত। যেমন- হিসাবপাতি অ্যাপ।

০২. ইনভয়েস মেকার সফটওয়্যারে রেডি ইনভয়েস টেমপ্লেট সুবিধা

ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যারে অবশ্যই ইনভয়েস বা চালান ফরম এর রেডি টেমপ্লেট সুবিধাটি থাকতে হবে। এখন আর প্রিন্টিং প্রেস বা ছাপাখানা থেকে চালান ফরম ছাপিয়ে বা ডিজাইন করে আনার দরকার নেই। আপনার ইনভয়েসিং সফটওয়্যারে রেডি টেমপ্লেট সুবিধা থাকলে আপনি আপনার প্রয়োজন ও পছন্দমতো ইনভয়েস ডিজাইন করতে পারবেন।
এই রেটি টেমপ্লেটগুলোতে বিভিন্ন কালার, ভাষা ও লেনদেনের বিভিন্ন অপশন পরিবর্তন করার সুবিধাও থাকে। তাই রেডি ইনভয়েস টেমপ্লেট ফিচারটি আপনার ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যারে আছে কিনা সেটা নিশ্চিত করুন।

০৩. কাস্টমারকে তার ভাষায় বিল বা ইনভয়েস প্রদান করার সুবিধা

কাস্টমার বা ক্রেতার ভাষায় বিল বা ইনভয়েস প্রদানের সুবিধা একটি অসাধারণ ফিচার। ধরুন, আপনার কাস্টমার ইংরেজি ভাষায় স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন না। তাহলে তার জন্য তার ভাষায়, মানে বাংলা ভাষায় ইনভয়েস জেনারেট করার সুবিধা থাকতে হবে। আবার কোনো কাস্টমারের বেলায় দরকার হবে ইংরেজি ইনভয়েসের।
তাই সহজ ইংরেজি ও বাংলা, দুটো ভাষায় ইনভয়েসিংয়ের সুবিধা আছে এমন সফটওয়্যার ব্যবহার করা উচিৎ। যেমন: বাংলা ভাষায় বিল তৈরি করার সফটওয়্যার হিসেবে দেশের সেরা অ্যাপ হিসাবপাতি। আপনার ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যারে এই ফিচারটি আছে কিনা দেখুন। কারণ, এই ফিচারটি আপনার সাধারণ কাস্টমারদের সাথে রিলেশন তৈরিতে খুব গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে পারে।

০৪. অটোমেটেড ইনভয়েসিং প্রসেস সুবিধা

শুধুমাত্র অটোমাইজ ইনভয়েসিং সুবিধা থাকলেই চলবে না! আপনার ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যারটির অটোমেটেড ইনভয়েসিং প্রসেস সুবিধাও থাকতে হবে। মানে লেনদেনের মাধ্যম, ক্রেতা বিক্রেতা বা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের বিবরণ, পণ্যের বিস্তারিত, পার্টির বিস্তারিত ইত্যাদি প্রয়োজন মতো ব্যবহার করার সুবিধা। আপনার ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যারটি ক্লাউডভিত্তিক হলে, সেভ করা ডেটা থেকে প্রয়োজন মতো ডেটা ইনভয়েসে অটোমেটিক যুক্ত হয়ে যাবে। আপনার আলাদাভাবে আর ইনপুট করার প্রয়োজন নেই।

০৫. ইনভয়েস ফরমের ডিজাইন পরিবর্তন করার ফিচার

নিজের বা ব্যবসার প্রয়োজন মতো ইনভয়েস ফরমের ডিজাইন পরিবর্তন করার ফিচার থাকাও অত্যন্ত জরুরি। এই ফিচার আপনার ব্যবসার ইমেজ তৈরিতে ভূমিকা রাখতে পারে। ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যার এ বিভিন্ন কালার, ফন্ট সাইজ, টেমপ্লেট, বিভিন্ন শর্ত যুক্ত করার অপশন ও বিভিন্ন ডিজাইন থেকে ইনভয়েস তৈরি করার সুবিধা থাকে। এটা প্রফেশনাল ইনভয়েস এবং কাস্টমাইজ ইনভয়েস জেনারেট করতে কাজে লাগে।

০৬. আগের লেনদেনের ইনভয়েস দেখার সুযোগ

কোনো কারণে পূর্বের ক্রয় এবং বিক্রয় লেনদেনের ইনভয়েস চেক করার প্রয়োজন? এমনটা হতেই পারে! আপনার ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যার বা অ্যাপে পূর্বের ক্রয় বা বিক্রয়ের ইনভয়েস দেখার সুবিধা বা ফিচার থাকা জরুরি। এজন্য ইনভয়েস সফটওয়্যারে ইনভয়েস নম্বর বা পার্টির লিস্ট অনুযায়ী আগের লেনদেনের ইনভয়েস দেখার সুবিধা নিশ্চিত করুন।

০৭. ব্যবসার আর্থিক লেনদেনের নিরাপত্তা ও কাস্টমার সাপোর্ট

ব্যবসার প্রতিটি লেনদেন যাতে নিরাপত্তার সাথে করা যায় সেটা সবার আগে নিশ্চিত করতে হবে। তাই ইনভয়েস সফটওয়্যারের সকল ডেটা যেন সার্ভারে সেভ হয়। ফলে ব্যবসার নথি বা ডকুমেন্ট হারিয়ে যাওয়ার ভয় নেই। প্রয়োজনে
পাশাপাশি আপনি যে ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যার ব্যবহার করছেন সেটার একটি ডেডিকেটেড কাস্টমার সাপোর্ট থাকা জরুরি। যে কাস্টমার সাপোর্ট টিমটি আপনাকে ব্যবহারকালীন যেকোন সাপোর্ট দেবে।

জরুরি ৭টি ফিচার নিয়ে হিসাবপাতি ইনভয়েসিং সফটওয়্যার

হিসাবপাতি মূলত একটি একাউন্টিং টুল বা হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার। তবে হিসাবপাতি’তে আছে ইনভয়েস জেনারেটর সফটওয়্যার বা ইনভয়েস মেকার সফটওয়্যার এর সকল সুবিধা। উল্লিখিতি সকল ফিচার আপনি এই অ্যাপে পেয়ে যাবেন।
বিশেষ করে ছোট ও মাঝারি ব্যবসার জন্য হিসাবপাতি ইনভয়েসিং সফটওয়্যার গেম চেঞ্জার হিসেবে কাজ করেছে। এক্ষেত্রে একটি অ্যাপেই একাউন্টিং সফটওয়্যার ও ইনভয়েসিং সফটওয়্যারের সুবিধা পাওয়া যায়, যেটা সবচেয়ে ভালো দিক! বাংলাদেশের ব্যবসায়ীদের জন্য তাই সেরা সমাধান হিসাবপাতি অ্যাপ।