বেকারি ব্যবসার আয় ব্যয়ের হিসাব রাখছেন কীভাবে?

একজন উদ্যোক্তার গল্প দিয়ে শুরু করা যাক

সায়মা জামান ঢাকার একজন উদ্যোক্তা। তিনি সম্প্রতি নিজের লাইভ বেকারি ব্যবসা শুরু করেন। তার বেকারিতে প্রতিদিন বিভিন্ন খাদ্য পণ্য তৈরি হয়, যেমন- কেক, পেস্ট্রি, এবং বিভিন্ন ধরনের কুকিজ। কাস্টমাররা তার ফুড প্রোডাক্ট নিয়ে বেশ সন্তুষ্ট, প্রায় সকলেই ভালো রিভিউ দিচ্ছিন। ব্যবসার শুরুতে সায়মা মনে করেছিলেন, হাতে লেখা নোটবুকেই সব হিসাব রাখা সম্ভব। তিনি ম্যানুয়ালি সকল হিসাব রাখার চেষ্টা করতেন। কিন্তু কিছুদিনের মধ্যেই তিনি দেখতে পেলেন-

• কাঁচামালের স্টক বারবার শেষ হয়ে যাচ্ছে।
• কিছু পণ্যের বিক্রির হিসাব মেলানো যাচ্ছে না।
• কর্মচারীদের বেতন বা দৈনিক ব্যয় হিসাব করতেও সময় লাগছে।
• বাকি বকেয়া সামলাতে বেশ বেগ পেতে হচ্ছে। 
• ইনভয়েস বা বিল না থাকায় লেনদেনে ভুল ভ্রান্তি থেকে যাচ্ছে।

এই সমস্যাগুলোর কারণে সায়মা মানসিকভাবে বিপর্যস্ত হয়ে পড়লেন। কিন্তু সমাধান কী হতে পারে, সেটা তিনি বুঝতে পারছিলেন না। এই গল্পটি যেমন সায়মার, তেমনি অনেক বেকারি ব্যবসায়ীরও হতে পারে। তাহলে প্রশ্ন হচ্ছে, এই সমস্যাগুলোর সমাধান কীভাবে সম্ভব? চলুন সমাধান খোঁজার আগে লাইভ বেকারি ব্যবসা পরিচালনার মূল চ্যালেঞ্জগুলো জেনে নেই-

লাইভ বেকারি ব্যবসা পরিচালনার মূল চ্যালেঞ্জগুলো

লাইভ বেকারি ব্যবসায়ীরা প্রতিদিনই কিছু বিশেষ চ্যালেঞ্জের সম্মুখীন হন। যেমন-

• বিভিন্ন কাস্টমাইজ পণ্যের সমারহ: স্বাভাবিকভাবেই বেকারির পণ্যের তালিকা বড় এবং বৈচিত্র্যময় হয়ে থাকে। আর প্রতিদিন নতুন নতুন পণ্য যোগ হয়। এই তালিকা ম্যানেজ করা অনেক সময়সাপেক্ষ।
• যেকোন বিক্রির সঠিক হিসাব রাখা: লাইভ বেকারি ব্যবসায় বিভিন্ন প্ল্যাটফর্ম থেকে লেনদেন হতে পারে। যেমন- সরাসরি দোকান থেকে, অনলাইন অর্ডার ও ডেলিভারি, বিভিন্ন ইভেন্ট বা আয়োজনে সাপ্লাই, কোন প্রতিষ্ঠানে বা অফিসে নিয়মিত সাপ্লাই ইত্যাদি। এমন প্রতিটি বিক্রির সঠিক হিসাব রাখা অত্যন্ত জরুরি। অনেক সময় এই হিসাবটাই ঠিক মতো রাখা হয় না।
• ব্যয় ও লাভের হিসাব: প্রতিদিনের কাঁচামাল কেনা, কর্মচারীদের বেতন, অফিস বা দোকান পরিচালনার ব্যয়, প্যাকেজিং ব্যয়, মার্কেটিং ও সেলস ম্যানেজমেন্ট খরচ, ব্র্যান্ডিং খরচ এবং অন্যান্য খরচের নির্ভুল হিসাব রাখতে হয়। এই হিসাবগুলো রাখতে গাফিলতি হলেই ব্যবসায় মারাত্বক ক্ষতি হতে পারে। আর বেকারি ব্যবসার ক্ষেত্রে এই ভুলটাই সবচেয়ে বেশি হয়ে থাকে।
• স্টক ও ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা: কাঁচামাল ও পণ্যের স্টকের সঠিক হিসাব রাখা যেকোন ব্যবসার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বর্তমানে হঠাৎ করেই পণ্য কমে যাওয়া বা শেষ হয়ে যাওয়ার ঝুঁকি থেকে যায়। কারণ, অনলাইনে অর্ডার নেয়ার সময় ইন্সট্যান্ট স্টক দেখার সুযোগ অনেক সময় থাকে না।
• ক্যাশ-ফ্লো ম্যানেজ করা: লাইভ বেকারি ব্যবসা পরিচালনা করতে হলে ক্যাশ-ফ্লো বা নগদ টাকার যোগান ঠিক থাকাটা অত্যন্ত জরুরি। এই ক্যাশ ফ্লো ঠিক রাখাটা ব্যবসা পরিচালনার জন্য সবচেয়ে কঠিন হয়ে পড়তে পারে। বিশেষ করে যখন প্রতিদিন কাঁচামাল কেনার ব্যাপার থাকে এবং সেটার জন্য প্রতিদিনের পণ্য বিক্রির উপর নির্ভর করতে হয়।

লাইভ বেকারি ব্যবসা পরিচালনার সমস্যাগুলোর সমাধান

১. বেকারি পণ্যের তালিকা ম্যানেজমেন্ট

লাইভ বেকারি ব্যবসায় প্রতিদিন নতুন নতুন পণ্য তৈরি হয়। ফলে পণ্যের তালিকা ম্যানেজ করা বা আপডেট করা কষ্টকর হয়ে দাঁড়ায়। এক্ষেত্রে আপনার জন্য কাজটি সহজ হবে যদি একটি সেন্ট্রাল প্ল্যাটফর্মে রেকারি পণ্যের তালিকা আপডেট করার ব্যবস্থা থাকে। 

হিসাবপাতি অ্যাপ আপনাকে একটি কেন্দ্রীয় ড্যাশবোর্ডে সব পণ্যের তালিকা রাখার সুযোগ দেবে। প্রতিটি পণ্যের স্টক, দাম এবং বিক্রয়ের হিসাব আলাদাভাবে সংরক্ষিত থাকবে। নতুন পণ্য যোগ করা বা পুরোনো পণ্য সরানোর কাজ দ্রুত ও সহজে করা যায়। পাশাপাশি হিসাবপাতি অ্যাপে পাবেন আনলিমিটেড পণ্য ও পার্টি যুক্ত করার সুবিধা।

২. ব্যবসার স্টক ও ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট

কাঁচামাল সঠিকভাবে ট্র্যাক করতে না পারলে কখনো স্টক শেষ হয়ে যায়, আবার কখনো অপ্রয়োজনীয় স্টক জমা পড়ে যায়। এই সমস্যাটি বেকারি ব্যবসার জন্য গুরুতর। কারণ, এই ব্যবসার বেশিরভাগ কাঁচামাল ও পণ্য দ্রুত পচনশীল, তাই প্রয়োজন মতো স্টক ও ইনভেন্টরি ম্যানেজ করাটা জরুরি।  

হিসাবপাতি অ্যাপ দিয়ে আপনি ব্যবসার স্টক নির্ভুলভাবে ট্র্যাক করতে পারবেন। কোন পণ্য কখন শেষ হবে তা আগে থেকেই নোটিফিকেশন পাবেন। অতিরিক্ত অর্ডার নেয়া এড়ানোর জন্য সঠিক ডেটাও পাবেন। চাইলে পণ্যের মেয়াদ শেষের অ্যালার্টও পেতে পারেন! এই বিষয়ে বিস্তারিত জানতে আরও পড়ুন-

সহজ ও সাশ্রয়ী স্টক ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার : হিসাবপাতি

৩. প্রতিদিনের বিক্রির সঠিক হিসাব রাখা

অনলাইন ও অফলাইন উভয় মাধ্যম থেকে বিক্রির সঠিক হিসাব রাখা অনেক সময় জটিল হয়ে যায়। বিশেষ করে যখন কাস্টমারের কাছে বিক্রির ইনভয়েস প্রদান করা হয় না, তখন জটিলতা বেশি হয়। 

হিসাবপাতি অ্যাপের মাধ্যমে প্রতিটি লেনদেনের জন্য ইনভয়েস জেনারেট করতে পারবেন। এছাড়া অ্যাপটি প্রতিদিনের বিক্রির অটোমেটেড রিপোর্ট তৈরি করতে পারে। গ্রাহকের বিস্তারিত সহ বিক্রয়ের স্থান, সময় এবং পরিমাণ দেখা যায়। শুধু প্রতিদিনের রিপোর্ট নয়, সাপ্তাহিক, মাসিক এবং বাৎসরিক রিপোর্টও তৈরি করতে পারবেন।

৪. আয় ব্যয়ের হিসাব রেখে ক্যাশ-ফ্লো ঠিক রাখা

হাতে লেখা হিসাবের কারণে অনেক সময় লাভ ও ক্ষতির সঠিক চিত্র বোঝা যায় না। কারণ, অনেক সময় হিসাব লিপিবদ্ধ করতে আমরা ভুলে যাই। আবার কখনও কখনও ভুল করি। তাই নিত্যদিনের হিসাব খাতা কলমে নিয়মিত লিখে রাখা যথেষ্ট কঠিন কাজ।

হিসাবপাতি অ্যাপ দিয়ে আয় ব্যয়ের সমস্ত হিসাব সঠিকভাবে সংরক্ষণ করতে পারবেন। কাঁচামাল কেনার খরচ, কর্মচারীদের বেতন এবং অন্যান্য খরচের বিস্তারিত সংরক্ষণ করতে পারবেন। লাভ-ক্ষতি, বাকি বকেয়া, মূলধন ইত্যাদির ট্র্যাক রাখতে পারবেন খুব সহজে। ফলে আপনার ব্যবসার ক্যাশ ফ্লো বা নগদ টাকার প্রবাহ ঠিক থাকবে। ব্যবসার ক্যাশ ফ্লো ম্যানেজমেন্ট সম্পর্কে আরও জানতে পড়ুন- 

ক্যাশ ফ্লো ম্যানেজমেন্ট কী এবং ব্যবসায় কীভাবে প্রভাব ফেলে?

৫. কর্মচারী ব্যবস্থাপনায় জটিলতা দূর করতে হবে

বেকারি দোকানের কর্মচারীদের বেতন প্রদান, কাজের সময় ট্র্যাকিং এবং পারফরম্যান্স মূল্যায়ন অনেক সময় ঝামেলাপূর্ণ হয়ে ওঠে। এজন্য আপনি একটি সহজ ও সাশ্রয়ী এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন। এজন্য সেরা সমাধান হতে পারে হাজিরা।

হাজিরা অ্যাপ দিয়ে কর্মচারী ব্যবস্থাপনা সহজ। কর্মচারীদের বেতন সহ কাজের সময় এবং উপস্থিতির স্বচ্ছ হিসাব রাখা যায়। কর্মীদের কাজের সময় ও উপস্থিতি ট্র্যাক করা সহজ করতে হাজিরা বেছে নিন।

সায়মার সফলতার গল্প দিয়েই শেষ করা যাক!

হিসাবপাতি অ্যাপ ব্যবহারের পর সায়মা যে সুবিধাগুলো পেলেন এবং যা তার ব্যবসাকে সফল করতে সাহায্য করলো-

• সময় বাঁচানো: আগে যেখানে দিনে ২-৩ ঘণ্টা হিসাব লেখার কাজে ব্যয় হতো, সেখানে এখন মাত্র ৩০ মিনিটেই সব কাজ শেষ।
• মুনাফা বৃদ্ধি: বিক্রির সঠিক তথ্য পাওয়ায় সায়মা কোন পণ্য বেশি বিক্রি হচ্ছে তা বুঝে সেই অনুযায়ী কাঁচামাল মজুদ করতে শুরু করেন। ফলে মুনাফা বাড়ছে!
• ডেটা বিশ্লেষণ: মাস শেষে একটি পূর্ণাঙ্গ রিপোর্ট পান, যা তার ভবিষ্যৎ পরিকল্পনায় সাহায্য করে।
• কাস্টমার সন্তুষ্টি: সময়মতো স্টক নিশ্চিত করা এবং লেনদেনের ইনভয়েস প্রদান করা কাস্টমার সন্তুষ্টির অন্যতম বড় কারণ। এতে করে নির্ভুলভাবে তিনি গ্রাহকদের চাহিদা পূরণ করতে পারছেন।

লাইভ বেকারি ব্যবসা চালাতে দরকার সঠিক পরিকল্পনা, হিসাবরক্ষণ এবং প্রযুক্তির ব্যবহার। এগুলোর সঠিক প্রয়োগ আপনার ব্যবসাকে অন্যদের থেকে আলাদা করে তুলতে পারে। হিসাবপাতি অ্যাপ ব্যবহার করে আপনি আপনার লাইভ বেকারি ব্যবসাকে আরও সফল করুন!

সহজ তিনটি ধাপে হিসাবপাতি’তে যাত্রা শুরু করুন!

• হিসবাপাতি’তে সাইন আপ করুন: 

প্রথমেই হিসাবপাতি’র ওয়েবসাইটে গিয়ে আপনার ব্যবসার জন্য একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন। অথবা গুগল প্লে স্টোর থেকে হিসাবপাতি অ্যাপটি ডাউনলোড করুন এবং রেজিস্ট্রেশন করে ফেলুন। হিসাবপাতি’তে রেজিস্ট্রেশন প্রক্রিয়া খুবই সহজ এবং এটি সম্পূর্ণ ফ্রি!

• আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন: 

সাইন আপ করে প্রথমেই মালিক হিসেবে আপনার কোম্পানির প্রয়োজনীয় তথ্য দিয়ে ব্যবসার প্রোফাইল সেট-আপ করুন। তারপর ইনভেনটরি থেকে শুরু করে ইউনিট, ক্রয়-বিক্রয়, বাকি বকেয়া, ইনভয়েস এবং লেনদেন সহ ব্যবসার প্রয়োজনীয় বিষয়গুলো সেট-আপ করুন। এরপর শুরু করুন প্রতিদিনের লেনদেন আপডেট রাখার কাজ।

• হিসাবপাতি’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন: 

হিসাবপাতি’তে ব্যবসার হিসাব রাখা শুরু করার পরে, প্রয়োজনীয় এবং ইউনিক ফিচারগুলো ব্যবহার করতে থাকুন। যেমন- ইনভয়েস, বারকোড স্ক্যানার, ইউনিট, ব্যয় ব্যবস্থাপনা ইত্যাদি। হিসাবপাতি’র ব্যবহারবিধি ও ফিচারের বিস্তারিত বুঝতে ইউটিউবে বাংলায় ডেমো ভিডিও দেখুন। 

জমা খরচের ডিজিটাল খাতা- হিসাবপাতি’র ডেমো

হিসাবপাতি’র সাবস্ক্রিপশন ফি মাত্র ৯৯ টাকা থেকে শুরু!

হিসাবপাতি বাংলাদেশের সবচেয়ে সহজ ও সাশ্রয়ী হিসাবরক্ষণ অ্যাপ। এর সাবস্ক্রিপশন ফি মাসিক ও বাৎসরিক দুটি মেয়াদে এবং তিনটি সুলভ প্যাকেজে ভাগ করে নির্ধারণ করা হয়েছে।

• ০১. বেসিক প্যাকেজ: বেসিক প্যাকেজটি সম্পূর্ণ ফ্রি! মানে, আপনি সাবস্ক্রিপশন কেনার আগে ফ্রিতে অ্যাপটি ব্যবহার করে দেখতে পারছেন।
• ০২. প্রিমিয়াম প্যাকেজ: প্রিমিয়াম প্যাকেজের মাসিক সাবস্ক্রিপশন ফি মাত্র ৯৯ টাকা এবং এই প্যাকেজের  বাৎসরিক সাবস্ক্রিপশনে আছে ১৭% ডিসকাউন্ট! এতে এক বছরে খরচ পড়বে মাত্র ৯৯৯ টাকা!
• ০৩. বিজনেস প্যাকেজ: বিজনেস প্যাকেজর মাসিক সাবস্ক্রিপশন ফি মাত্র ১৯৯ টাকা। এই প্যাকেজেও বাৎসরিক সাবস্ক্রিপশনে প্রিমিয়ামের মতোই আছে ১৭% ডিসকাউন্ট! তাই এক বছরে খরচ পড়ছে মাত্র ১৯৯০ টাকা!

হিসাবপাতি অ্যাপের সকল প্যাকেজের ফিচার সম্পর্কে বিস্তারিত জেনে আজই বেছে নিন আপনার পছন্দের প্যাকেজটি! আপনার ব্যবসার জন্য শুভকামনা!